Les documents sont l’élément vital de l’entreprise moderne. Des contrats aux factures en passant par les accords financiers, la création, le partage et le stockage de documents sont essentiels au fonctionnement de millions d’organisations.
Mais la façon dont nous travaillons avec les documents est-elle aussi efficace qu’elle pourrait l’être ?
Une étude de l’IDC montre que le travailleur de l’information moyen consacre neuf heures par semaine à la création de documents, soit près d’un quart de son temps !
C’est là que la technologie d’automatisation du flux de documents doit intervenir.
Un nombre croissant d’entreprises utilisent des logiciels de gestion des flux documentaires pour gagner du temps et de l’argent. Mais qu’est-ce que l’automatisation du flux de documents et comment peut-elle vous aider ?
Qu’est-ce que l’automatisation du flux de documents ?
Un logiciel de gestion des flux documentaires est un type de technologie qui génère automatiquement toutes sortes de documents (fichiers Word, Excel ou PDF, etc.) que vos employés utilisent quotidiennement. Plutôt que de créer manuellement un document à chaque fois qu’ils en ont besoin, ils peuvent simplement sélectionner un modèle, ajouter des informations supplémentaires et produire un document complet répondant à des normes en une fraction du temps qu’il faudrait pour le créer manuellement.
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L’automatisation du flux de documents peut être utilisée dans pratiquement tous les secteurs et services, mais elle est particulièrement utile dans les scénarios suivants :
- La création de tout type de contrat juridique
- Génération de documents comptables (factures, bons de commande, etc.)
- Tous types de documents relatifs aux ressources humaines
- Contrats de services financiers
- Formulaires logistiques et listes de colisage
- Rapports de tout type
Exemple de flux de gestion automatisée de documents
Imaginez une société de conseil financier. Chaque fois que les conseillers de la société travaillent avec un nouveau client, ils doivent générer plusieurs documents, notamment des contrats, des fiches d’information et des devis personnalisés contenant les informations et les détails financiers du client.
Auparavant, le conseiller financier devait créer un grand nombre de ces documents à partir de zéro – ou copier et coller les informations de fichiers précédemment créés, avant d’ajouter des détails. Toutefois, l’utilisation d’un logiciel de gestion des flux de documents permet de simplifier considérablement le processus.
Le conseiller peut ouvrir les modèles pertinents, ajouter ou supprimer des paragraphes pré-approuvés, insérer des informations spécifiques sur le client, puis générer le document. Celui-ci est ensuite acheminé par le flux de gestion des documents de l’entreprise et envoyé numériquement au client pour signature et stockage interne.
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Voici 5 façons dont l’automatisation du flux de documents peut vous aider :
Les logiciels de gestion des flux documentaires sont conçus pour permettre aux entreprises à forte intensité de connaissances de gagner du temps et de l’argent. Voici quelques-unes des façons dont il peut vous aider :
Éviter le travail répétitif et manuel
On passe souvent des heures à rédiger des documents, à y ajouter des données, à vérifier qu’ils ne contiennent pas d’erreurs et à les imprimer. Mais avec un logiciel de flux de documents, ce processus devient beaucoup plus rapide. Il suffit aux employés d’ouvrir un modèle, d’ajouter ou de supprimer des paragraphes pré-approuvés, d’ajouter des informations supplémentaires, puis de créer le document en cliquant sur un bouton. Au lieu de rédiger à chaque fois un nouveau document, ils peuvent utiliser un modèle prêt à l’emploi et apporter des modifications si nécessaire. Les documents sont désormais générés en quelques minutes plutôt qu’en quelques heures.
Réduire les erreurs
Il n’est pas rare que les documents juridiques ou contractuels comptent des dizaines, voire des centaines de pages. Si le personnel doit recréer ces documents en copiant et collant le contenu de fichiers antérieurs, il y a toujours un risque d’erreurs et d’informations incorrectes dans un document. Cela peut entraîner de graves problèmes à terme, sans parler des atteintes à la réputation de l’entreprise. Mais, si vous utilisez l’automatisation du flux de documents, les employés peuvent être sûrs que toutes les données contenues dans un modèle sont approuvées et prêtes à être utilisées.
Conserver les connaissances de l’organisation
Dans une entreprise à forte intensité de connaissances, une énorme quantité d’informations sur la façon dont les choses sont faites est conservée dans la tête des employés expérimentés. Mais que se passe-t-il si ces employés partent à la retraite ou quittent l’organisation ? La bonne nouvelle, c’est qu’en utilisant un logiciel de gestion des flux de documents, vous êtes en mesure de conserver une grande partie de ces connaissances dans des modèles prêts à l’emploi auxquels les nouveaux employés peuvent accéder d’un simple clic.
Garantir la conformité
Aujourd’hui, la plupart des documents d’entreprise doivent être conformes à au moins une forme de réglementation – qu’il s’agisse de respecter des normes juridiques ou des règles de collecte de données personnelles. Cependant, si le personnel crée manuellement des documents, il y a toujours un risque que les fichiers qu’il crée ne soient pas stockés correctement ou qu’ils collectent des informations de la mauvaise manière, ce qui pourrait avoir de graves répercussions. Une fois de plus, l’utilisation d’un logiciel de flux de documents vous permet d’être sûr que tous vos modèles seront conformes aux règles et réglementations.
Libérer les employés pour qu’ils puissent effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée
L’un des plus grands avantages de l’automatisation du flux de documents est peut-être qu’elle permet à vos employés d’économiser des heures de travail chaque jour en créant manuellement des documents. Ils peuvent donc se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, en traitant davantage d’informations sur les clients et en développant votre entreprise.
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