En France et au Maghreb, PwC développe des missions de conseil, d’audit et d’expertise juridique et fiscale pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Avec plus de 6 000 collaborateurs, ses équipes pluridisciplinaires conjuguent leurs savoir-faire au sein d’un réseau international de plus de 328 000 personnes dans 152 pays.
PwC France et Maghreb a comme volonté de poursuivre et d’accélérer sa transformation digitale en mettant le collaboratif au cœur des préoccupations de son Système d’Information. De cette volonté émanent différents enjeux dont un besoin d’uniformisation des outils de leur Système d’Information tout en se libérant des contraintes de gestion de son infrastructure via une solution SaaS (Software as a Service).
C’est pourquoi PwC France et Maghreb a fait le choix de réaliser une migration de son Système d’Information vers le Cloud Azure et ainsi de pouvoir tirer parti, pour ses collaborateurs mais aussi pour ses clients, de tout l’écosystème qu’offre Microsoft 365. Un défi d’autant plus important du fait de la proportion très importante d’utilisateurs et de sites externes que contenait la plateforme.
Comment Hub Collab a accompagné PwC France et Maghreb dans sa migration vers SharePoint Online ?
PwC France et Maghreb s’est ainsi tourné vers les équipes Hub Collab et leurs expertises pour l’accompagner sur la brique SharePoint de son infrastructure.
À ce titre Sylvain La Tour, Collaboration Practice Senior Manager chez PwC France et Maghreb en charge de la migration vers Microsoft 365 déclare :
«L’enjeu de cette migration était très fort car SharePoint est un outil important pour nos échanges avec nos clients, mais aussi pour permettre le bon fonctionnement de process internes critiques. Il était donc très important que la migration soit la plus “douce” possible pour nos utilisateurs internes et externes. Se faire accompagner par HubCollab nous a permis de sécuriser les aspects techniques de la migration. L’association de l’expertise technique d’HubCollab et de l’expertise fonctionnelle de l’équipe PwC a rendu cette migration fluide pour nos utilisateurs, ce qui est une belle réussite ! ».
Hub Collab a réalisé la migration de la ferme SharePoint OnPremise 2016 vers SharePoint Online.
PwC France et Maghreb a ainsi fait appel à Hub Collab, dans un premier temps pour analyser la ferme SharePoint OnPremise et élaborer un plan de migration, puis dans un second temps pour opérer les différentes migrations. Les équipes Hub Collab et PwC France et Maghreb ont travaillé de concert via différents ateliers techniques et fonctionnels afin de recueillir et d’évaluer les éléments critiques du projet et recueillir les exigences de l’organisation et des métiers.
Cette analyse a permis de recenser 2309 collections de sites qui ont été découpées en deux typologies :
- 2263 collections de sites industrielles : des collections de sites n’ayant pas de formulaires ou workflows intégrés, aucun développement spécifique associé (scripts PowerShell ou Javascript par exemple) ou tout autre élément non pris en compte par les outils de migration.
- 46 collections de sites spécifiques : a contrario avec le point précédent, c’est-à-dire toutes les collections de sites ayant des composants spécifiques qu’il a fallu reconstruire manuellement à la suite de la migration.
La majorité des sites à migrer étaient ouverts à l’externe. Un de nos enjeux majeurs était donc de pouvoir les identifier très rapidement afin de mettre en place une stratégie de migration qui soit la plus fluide possible pour les utilisateurs internes et externes. Cet audit a ainsi été essentiel dans l’identification de la proportion de sites ouvert à l’externe, ce qui constituait un indicateur essentiel autant pour la priorisation de ses derniers que pour l’attention particulière qu’il fallait y apporter.
Quel outil de migration a été choisi par PwC France et Maghreb ?
Afin de dégager les fonctions spécifiques de celles étant industrialisables, il a fallu tout d’abord identifier la méthode et l’outil de migration afin de pouvoir recenser les fonctionnalités pouvant être migrées via un processus automatisé. Le choix de la solution pour opérer les migrations s’est porté sur l’outil ShareGate, pour sa simplicité d’utilisation et les performances identifiées durant la phase de cadrage.
L’analyse de la ferme a permis de réaliser une cartographie de toutes les fonctionnalités (regroupés en domaines) qui étaient en place dans l’infrastructure de PwC France et Maghreb. C’est cette cartographie, mise en regard de l’outil de migration sélectionné, qui a permis d’identifier tous les éléments pouvant être migrés de manière automatique (industrielle) de ceux qui devaient faire l’objet d’une migration manuelle avec re développement des composants et fonctionnalités spécifiques ensuite.
Pour les collections de sites industrielles :
ShareGate a été interfacé avec MAMi (Migration Automation for Microsoft), développé par Hub Collab. Cet outil permet de programmer et déclencher les migrations, simplement via l’ajout d’un élément dans une liste SharePoint Online.
Toutes les opérations de préparation de la plateforme (pré-migration), de migration des données et de post-migration ont été automatisées et développées spécifiquement pour s’aligner avec la stratégie mise en place durant la phase de cadrage. Ces opérations étaient effectuées le soir et le week-end afin d’éviter une interruption de service pour les collaborateurs.
Ajouté à cela la possibilité pour les opérateurs de migration de pouvoir très facilement (toujours via la liste accessible sur SharePoint Online) faire des retours arrière dans le cas où la migration n’a pas fonctionné correctement. Cette possibilité avait pour but notamment d’ouvrir à nouveau le site source pour que les utilisateurs puissent utiliser leur site normalement et sans interruption de service.
Pour les collections de sites spécifiques :
Les sites étaient migrés manuellement (migration de structure sans contenu) afin de fournir aux équipes techniques tous les paramètres et configurations du back-office (listes, groupes, champs, etc…) comme initialement sur SharePoint OnPremise. Cela permettait aux équipes de développement d’avoir à disposition tous les éléments nécessaires pour pouvoir reconstruire les workflows et formulaires Nintex ou encore les scripts PowerShell ayant pu être développés.
En parallèle, tous les sites faisaient l’objet d’ateliers avec les utilisateurs clés afin de préparer la migration, de les prévenir d’éventuels changements, d’identifier de potentielles évolutions/adaptations à prendre en compte dans les développements et de les accompagner dans l’utilisation et la gestion de leur nouvelle plateforme.
Enfin, pour les sites les plus complexes, la stratégie de migration intégrait des livraisons intermédiaires sur la nouvelle plateforme afin de pouvoir s’adapter en continu et repositionner les développements dans la bonne direction pour minimiser les retours et éviter les potentiels « effet tunnel » pouvant impacter le bon déroulement de la migration.
La migration vers SharePoint Online en quelques chiffres :
Ce projet a représenté un apport clé dans la stratégie de transformation digitale de PwC France et Maghreb, en permettant notamment :
- Une amélioration de la collaboration via une intégration efficace des produits Microsoft Office 365
- Une simplification de l’expérience client et d’administration
- Une gestion simplifiée des comptes externes pour les clients
- Une optimisation des processus métiers
- La garantie de disposer d’une disponibilité élevée des services (SLA)
Vous aussi, vous avez un projet de migration ?