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Success Story - RATP Smart Systems et Hub Collab : stratégie, adoption et gouvernance de Microsoft 365 via la Power Platform !

Afin de comprendre au mieux le projet de RATP Smart Systems, autour de l’adoption et de la gouvernance de Microsoft 365, les équipes Hub Collab ont interviewé Jérémy Godefroy, DSI de RATP Smart Systems et Alexandre Piatetsky, Responsable Avant-vente chez Hub Collab.

Jérémy, parlez-nous de RATP SMART SYSTEMS

RATP Smart Systems est une filiale de la RATP, présente dans 10 pays, 120 réseaux de transport et composée de 200 collaborateurs, RATP Smart Systems est spécialisée dans le domaine des ITS (Intelligent Transport Systems) et le développement de services d’aide à la mobilité.

Nous faisons de la billettique, de l’information voyageur, du MaaS, des systèmes d’exploitation et de la data. Nous faisons cela pour la RATP mais aussi pour d’autres clients partout dans le monde principalement en Amérique du Sud et en Asie.

Quel était le contexte du projet ?

L'objectif de ce projet, au sein de RATP Smart Systems, était la mise en place d’un nouveau système d'information pour la bureautique.

Ce SI devait répondre à 3 principes:

- La facilité d’utilisation pour les collaborateurs

- La réponse à leurs besoins

- La sécurité

C’est dans ce cadre que nous avons décidé de nous lancer dans Microsoft 365. Il est très clair que c’est impactant dans la façon de travailler des collaborateurs. C’est pour cette raison que j’ai voulu mettre en place un projet ambitieux sur le plan de la gouvernance et de l’accompagnement au changement.

Pourquoi avez-vous choisi de travailler avec HUB COLLAB ?

Il y a différentes manières de mettre en place Microsoft 365. On cherchait donc un partenaire qui connaissait parfaitement la solution pour pouvoir nous accompagner. Hub Collab avec sa maîtrise parfaite du sujet et sa veille constante me paraissait être le bon partenaire pour cette mission.

Alexandre, parlez-nous de Hub Collab

Hub Collab est une société de services informatiques basée à Toulouse et Paris. Nous sommes Gold Partner Microsoft, Premier Partenaire Nintex et nous intervenons sur la plateforme Microsoft 365 et son écosystème. Nos offres de services adressent la cartographie, la digitalisation et la gouvernance des processus à l’aide de la Power Platform et de Nintex. Nous accompagnons également sur Microsoft 365, son adoption et son maintien en condition opérationnel grâce à notre centre de services. Nous avons par ailleurs,développé un chatbot qui permet de mettre en œuvre de la Naturel Process Automation.

Comment s’est déroulé le projet au sein de RATP Smart Systems ?

Dès nos premiers échanges avec RATP Smart Systems nous avons insisté sur le fait qu’un déploiement de Microsoft 365 devait forcément s’accompagner d’une phase d’adoption qui est un élément déterminant pour garantir le succès d’un tel projet.

Qui ont été vos principaux interlocuteurs chez RATP Smart Systems ?

Pour répondre aux besoins exprimés par RATP Smart Systems nous avons tenu à impliquer différentes directions de l’entreprise. En particulier la direction informatique, la direction des ressources humaines et la direction de la communication de manière à ce que ce projet s’inscrive véritablement dans une démarche globale d’entreprise.

Parlez-nous des étapes du projet…

Nous avons proposé une démarche en plusieurs étapes.

Commençant par l’évangélisation et la formation de l’équipe projet de manière à nous assurer que tout le monde disposait d’un niveau d’information homogène et maîtrisait les tenants et aboutissants des différentes technologies de la plateforme.

La seconde étape a été d’accompagner les équipes RSS dans la définition de leur stratégie et des plans de gouvernance en découlant.

La troisième étape est la mise en œuvre de notre solution GovCollab 365 basée à 100% sur la Power Platform et qui permet la gouvernance et la gestion du cycle de vie des espaces collaboratifs. Avec cette solution nous mettons à disposition des utilisateurs un générateur d’espace collaboratifs basé sur des templates que nous avons conçu avec le client et qui garantissent la bonne application des stratégies et des plans de gouvernance définis précédemment, que ce soit en termes de collaboration mais également de sécurité et de conformité.

La dernière étape qui est la plus importante est la montée en compétences des utilisateurs. Cette dernière se fait à travers un site d’adoption personnalisé, la réalisation de webinars, et des formations sur un format plus classique.

Combien de temps a duré le projet ?

Le projet était prévu pour durer 6 mois toutefois la crise sanitaire nous a contraint à revoir nos plans. Bien que sa durée s’en est vue rallongée à aucun moment il n’a été arrêté.

Jérémy, qu’est-ce que le projet a apporté à RATP Smart Systems ?

Le résultat de ce projet est un déploiement réussi de la solution Microsoft 365 et ce malgré la période de confinement. Cela se traduit par une adhésion forte des utilisateurs aux nouvelles méthodes collaboratives. Le télé travail nécessaire avec cette période a été rendu possible grâce à Teams. Les sessions de formation et site d’adoption mis en place pendant le projet nous ont permis de faire monter en compétences les collaborateurs et de maîtriser les bonnes pratiques de l’outil. L’outil GovCollab 365 nous permet de maîtriser la création de nouvelles équipes Teams tout en laissant toute leur autonomie aux collaborateurs.

Avez-vous d’autres projets prévus avec Hub Collab ?

Ce projet n’est qu’une première étape dans notre plan de déploiement de Microsoft 365. Les prochaines étapes sont :

- La consolidation et l’exploitation de nos datas internes dans PowerBI

- L’automatisation de nos nombreux process en commençant par les arrivées et les départs de nos collaborateurs.

- La protection avancée avec Sensitivity Label

A propos des intervenants :

Jérémy Godefroy, DSI RATP Smart Systems

Travaillant dans l’IT depuis plus de 15 ans et DSI de RATP Smart Systems depuis 1 ans, Jérémy est passionné par les aspects organisationnels, l’impact que doit avoir une DSI sur les méthodologies de l’entreprise et la qualité de vie des collaborateurs. Après une dizaine d’années dans le secteur de la publicité et la reprise d'études pour effectuer un MBA il a maintenant le plaisir de relever de nouveaux défis au sein de RATP Smart Systems.

Alexandre Piatetsky, Responsable Avant-vente Hub Collab

Manager de l’entité parisienne de Hub Collab et Responsable Avant-Vente, Alexandre Piatetsky intervient depuis une dizaine d’années autour des technologies Microsoft pour accompagner ses clients dans la mise en oeuvre, le paramétrage, l’usage et l’adoption de solutions visant à améliorer la collaboration ainsi que la productivité individuelle et collective.

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