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Migration automatisée : avec MAMi votre migration devient un jeu d’enfant !

Migrer d’un environnement à un autre a toujours été un projet complexe. Et ce, quel que soit le type de migration envisagé : déménagement d’un logement à un autre ; de locaux d’entreprise à d’autres ; d’un système informatique à un autre. Chacun de ces exemples, dans son propre contexte, constitue un ensemble de problématiques à exécuter dans le bon ordre pour assurer une transition sans douleur, et une bonne acceptation de la cible par les personnes concernées.

Tout projet de migration se doit de passer par les étapes suivantes :

La planification du projet, où les tâches à effectuer et les équipes projets sont constituées. Éventuellement le choix d’un prestataire et/ou d’outils tiers y est positionné.

L’audit est particulièrement important. Portant sur l’ensemble du périmètre à migrer, il doit pouvoir servir de base de travail à un lotissement du projet en fonction de critères tels que l’historique d’activité des éléments à migrer, les facteurs de complexité à intégrer à la charge de planification, les exclusions, les problèmes qui seront identifiés – et donc attendus – avant la migration. Cette liste est bien évidemment non exhaustive.

La qualification permet justement, en se basant sur les rapports d’audit, de valider / invalider les parties du périmètre à migrer, les solutions techniques préalablement envisagées, les cibles – briques techniques et usages – attendues.

La conception et le design doivent définir l’offre de service qui sera rendue sur l’environnement source : types de conteneurs, catalogue de services, gestion des cycles de vie, gouvernance…

La planification du run doit définir le calendrier de migration, réaliste, basé sur un test de performance réalisé en conditions normales de migration.

Le Run est classiquement le déplacement des données sources dans l’environnement cible, éventuellement leur transformation. Cette étape est la plus importante :

• L’intégrité des données, même en cas de transformation du format de document, du type de conteneur, ou l’ajout de métadonnées de classification, doit être garantie

• La charge en hommes est généralement la plus importante à ce stade du projet

• Le nombre d’itérations pour qu’un run de migration aboutisse à un périmètre validé doit être proche de zéro. Il dépend presque totalement de la qualité du travail effectué dans les phases précédentes.

• Le run peut être défini de plusieurs façons : one shot, récurrent, fréquence de récurrence, migration en continu ou par lot…

• L’implication des utilisateurs dans le déclenchement du run en fonction de dates spécifiques, en spécifiant des critères particuliers tels que la préservation de la sécurité, la migration en archives, etc. peut y être intéressante

• C’est la partie visible du projet de migration. Pour les décideurs/sponsors, la seule qui compte.

La phase de test et delivery constitue une validation technique et / ou fonctionnelle du périmètre migré, avant ouverture aux utilisateurs.

L’accompagnement au changement, transversalement à toutes ces étapes, est un facteur d’adoption essentiel. Très souvent, il est positionné uniquement après ouverture de l’environnement de destination. Cela peut être une erreur : embarquer des utilisateurs clé avant et durant le projet peut faciliter grandement les prises de décision intermédiaires.

MAMi 365 dans tout cela ?

MAMi 365 est issu de la rencontre entre des experts de la migration et des experts de l’automatisation de processus. Notre expérience nous a montré qu’un projet de migration est constitué d’une myriade de tâches récurrentes, identiques, donc automatisables.

MAMi n’est pas un Yamt (yet another migration tool). Il s’agit d’un robot dont le but principal est d’aider nos équipes à garantir un haut niveau de qualité dans le delivery de ce type de projet, tout en maintenant les coûts à un niveau très bas en réduisant le nombre de consultants nécessaires, notamment lors du run.

La solution est basée sur trois concepts essentiels :

• Un catalogue de migration, dans lequel les équipes projet vont lister l’ensemble des périmètres à migrer. Ce catalogue, constitue un livrable. Il est provisionné sur le tenant Office 365, dans une collection de sites dédiée. Une fois disponible, il sera possible de le réutiliser pour tout projet de migration mené en parallèle. Certains de nos clients pilotent grâce à cette solution trois types de migration très différentes.

• Des connecteurs source, capable de se brancher à tout type d’outil disposant d’une API pour lire le contenu à migrer. Certains outils tiers peuvent induire des coûts de licence spécifiques.

• Des connecteurs cible, capable d’écrire dans Microsoft 365 ou SharePoint.

Tel un chef d’orchestre, MAMi va lire le catalogue et déclencher les migrations, reprenant chaque élément dans l’état où il se trouve pour le faire passer à l’état suivant. Parce que le monitoring est important, les statuts sont actualisés en temps réel et des rapports peuvent être générés.

Comme plusieurs parties d’un projet de migration peuvent être automatisées, la solution est hautement configurable et extensible : automatisation de la réalisation des audits, de la constitution des catalogues, du provisioning de l’environnement de destination… il est également possible d’ajouter des workflows de communication avec les propriétaires des périmètres à migrer, depuis le catalogue de migration. De cette façon, ils peuvent fournir des informations complémentaires ou faire des choix – simples – de configuration du run.

Les avantages de MAMi ? une réduction au strict minimum de la charge de run, une assistance dans la plupart des étapes du projet, et une réduction des risques très forte due premièrement : à la qualité des consultants qui interviennent dans les projets ; deuxièmement : à l’automatisation des tâches vectrices d’erreurs.

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