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Quelle stratégie de gouvernance adopter au sein de votre organisation ?

Vous avez surement déjà entendu parler de “gouvernance collaborative”, “gouvernance Teams”, “gouvernance métiers” ou encore “gouvernance IT”...

Il est parfois très simple de s’y perdre, et pourtant il est important de regarder ces sujets dans leur globalité afin de pouvoir comprendre leur importance, leur interaction et leur complémentarité.

Pour être en mesure de maitriser le cycle de vie complet des espaces de travail collaboratifs ; et ainsi pouvoir mettre en place une gouvernance Collaborative transverse à l’échelle de l’environnement Microsoft 365, voire de à l’ensemble de l’organisation, commençons par définir ces « gouvernances ».

I. Comprendre les différentes gouvernances au sein d’une organisation :

- La gouvernance collaborative est le fait de définir et traduire les besoins IT (sécurité, paramétrages...) et les besoins métiers (automatisation, gain de temps...) afin d’aligner les méthodologies de travail au sein de l’organisation.

- La gouvernance Teams, concerne l’ensemble des règles mises en place pour réguler la création des équipes dans Microsoft Teams.

- La gouvernance métiers, quant à elle, permet de scénariser les besoins des métiers afin de gagner du temps et optimiser la façon de travailler des collaborateurs.

- La gouvernance IT se met au service des métiers en appliquant de l’automatisation et des règles (sécurité, configuration, accès...).

II. Quels sont les liens entre ces gouvernances ?

L’objectif principal d’une gouvernance métier appliquée à Microsoft Teams est d'apporter aux collaborateurs de la valeur ajoutée, en leur facilitant l’utilisation des différentes ressources de travail. C’est en renforçant le gain de productivité pour les métiers que les bénéfices de la gouvernance collaborative pourront être mesurés.

Alors comment gérer le changement pour les collaborateurs et utilisateurs de ces nouvelles solutions collaboratives ? Quels outils utilisés ? Et pour quels usages ?

Il est très souvent présenté aux collaborateurs un ensemble d’outils, indépendants les uns des autres, pour exécuter leurs tâches. Cela peut avoir des avantages pour montrer la richesse de la plateforme Microsoft 365 mais cela a aussi un effet néfaste ; celui de perdre très rapidement le collaborateur, qui plus est si ce dernier n’est pas un utilisateur averti ou un « Power User ».

Le fait d’accentuer l’accompagnement et de proposer une expérience centrée sur Microsoft Teams, décrite comme LA plateforme collaborative par excellence, permet d’optimiser les bénéfices de votre gouvernance.

Une gouvernance, appliquée à l’ensemble du périmètre collaboratif, à travers l’utilisation de modèle d’équipes et l’automatisation du processus de création, permet de venir enrichir l’expérience du collaborateur (notifications, création d’assets…). Il maitrise ainsi mieux la solution de gouvernance et devient donc plus productif.

La gouvernance IT a, quant à elle, pour objectif de mettre en place les mesures adéquates pour permettre de garantir la bonne santé de l’environnement Microsoft 365. Pour avoir des fondations IT saines cela implique la mise en place de règles et le respect de bonnes pratiques. On s’assure que l’administration, la maintenance et l’organisation des espaces de collaboration se font dans des conditions optimales.

Un espace de collaboration peut être associé à une convention de nommage, à des configurations comprenant des paramètres de sécurité, à des accès externes ou encore à des règles de gestion du cycle de vie de ces espaces.

Lorsque la gouvernance IT et la gouvernance métier sont mises en place dans l’organisation elles permettent de renforcer la productivité collaborative.

III. Découvrez Gov Collab 365, solution déployée par Hub Collab

Chez Hub Collab nous avons fait le choix de la Power Platform pour adresser l’ensemble de ces besoins de Gouvernance.

Grâce à notre solution, Gov Collab 365, vous avez la possibilité de configurer l’ensemble des paramètres et des règles que vous souhaitez voir appliquer au sein de votre organisation. Vous disposez également d’un catalogue de Templates totalement en lien avec les besoins de vos différents métiers.

A cela s’ajoute une vision très axée sur l’expérience dans Teams afin de faire de Microsoft Teams le levier de la productivité collaborative de vos équipes. Grâce aux retours utilisateurs, faites vivre et nourrir votre gouvernance collaborative au sein de votre organisation.

Notre devise : Keep IT simple Make IT Powerfull 🚀 N’hésitez pas à nous contacter pour libérer le plein potentiel de productivité de vos équipes et utiliser Microsoft Teams au maximum de ses capacités !

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