Une main-d’œuvre efficace et productive est composée de collaborateurs assidus qui partagent des valeurs similaires et une solide éthique de travail. Malheureusement, de nombreuses personnes prennent des habitudes comme par exemple : le fait de rester tard, de sauter la pause déjeuner ou le fait de prendre des appels le week-end. Ils ont aussi souvent tendance à croire, à tort, que plus elles passent de temps au travail, plus elles augmentent leur capacité de travail.
Dans de nombreux cas, ces idées fausses mènent à tout autre chose : épuisement, ressentiment et baisse de moral.
Vos collaborateurs travaillent-ils trop ?
Il peut être difficile de savoir si vos collaborateurs travaillent trop, en particulier si vous ne travaillez pas en étroite collaboration avec eux tous les jours. Les managers ne sont souvent pas conscients du stress que subissent les membres de leur équipe et des problèmes qui en résultent.
L’essor de l’informatique dématérialisée, des applications multiples et de la technologie numérique sur le lieu de travail a permis aux gens d’être davantage connectés, ce qui accroît la flexibilité et l’adaptabilité. Toutefois, cela signifie également qu’il est plus difficile que jamais pour les collaborateurs de se déconnecter et de se ressourcer.
Cette tendance à trop travailler entraîne toute une série de conséquences imprévues.
Des collaborateurs fatigués entraînent une baisse de la productivité
Bien qu’il soit parfois nécessaire de faire des heures supplémentaires pour respecter un délai, un nombre excessif d’heures supplémentaires de la part des collaborateurs peut être le reflet d’une mauvaise organisation.
Au fil du temps, une entreprise souffrira si ses collaborateurs travaillent constamment. Au fur et à mesure qu’ils se fatiguent, la production devient de plus en plus inefficace. Les tâches de base prennent plus de temps, tandis que l’ensemble des équipes deviennent moins efficaces et moins productives. Une étude a montré qu’une augmentation de 10 % des heures supplémentaires réduit la productivité de 2,4 %.
Un personnel désengagé
Outre la baisse de productivité, le surmenage régulier entraîne également un désengagement. Dans ce cas, les collaborateurs peuvent devenir improductifs, rancuniers et malheureux au travail. Non seulement les employés désengagés sont susceptibles de répandre la négativité parmi leurs collègues, mais Forbes prédit qu’un seul employé désengagé, gagnant un salaire moyen, coûtera à une entreprise environ 16 000 dollars par an.
L’erreur humaine
Les collaborateurs fatigués ou surmenés sont plus susceptibles de commettre des erreurs humaines. Les erreurs sont plus susceptibles de se produire si une équipe manque d’inspiration et est épuisée. Les employés surmenés sont également susceptibles d’être frustrés, ce qui peut entraîner une baisse du moral et une mauvaise ambiance sur lieu de travail.
Des équipes désengagées, surmenées ou malheureuses entraînent inévitablement une baisse de la productivité globale, un scénario que toute entreprise souhaite éviter. Mais comment maintenir un personnel productif et satisfait tout en conservant une productivité élevée ? En comprenant pourquoi vos collaborateurs sont surchargés de travail, puis en prenant des mesures pour éviter les heures supplémentaires inutiles.
Réduire les heures supplémentaires : ce que les entreprises performantes peuvent nous apprendre
Toute bonne initiative d’automatisation, de réduction du temps et de coûts commence par la compréhension de ce que font vos collaborateurs et des étapes qu’ils suivent pour accomplir leurs tâches quotidiennes. Après tout, comment savoir ce qu’il faut automatiser si l’on ne connaît pas d’abord ses processus ?
Évaluer la charge de travail des collaborateurs
L’une des premières choses à faire est de déterminer la charge de travail quotidienne de chaque employé. La cartographie des processus de votre organisation avec un outil comme Nintex Process Manager vous permettra de comprendre la charge de travail de vos collaborateurs, d’identifier les domaines à améliorer et les opportunités d’automatisation potentielles. Comprendre le niveau de travail auquel vos employés sont confrontés est essentiel pour s’assurer qu’il reste gérable. Cette information est particulièrement importante lorsqu’il s’agit de déterminer si et dans quelle mesure le flux de travail d’un employé donné peut être automatisé.
Supprimer les tâches manuelles
Une fois que vous avez dressé la carte de votre processus et que vous connaissez la charge de travail totale, vous pouvez commencer à identifier les tâches clés qui peuvent être automatisées.
Standard Bank & Trust Co. en est un bon exemple : il s’agit d’une institution financière basée à Chicago qui possède 37 succursales dans tout le Midwest. Au fur et à mesure que sa clientèle augmentait, Standard Bank s’est rendu compte qu’elle avait besoin d’un moyen d’automatiser les tâches manuelles fastidieuses, comme la fermeture des cartes de crédit inutilisées et l’identification des portefeuilles de comptes clients, afin que ses employés puissent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, notamment la satisfaction de la clientèle.
Standard Bank s’est tournée vers la solution Nintex RPA et a pu rendre certains processus plus efficaces. En automatisant ses workflows, la Standard Bank a amélioré sa productivité, son efficacité, son service et sa rentabilité. L’équipe a pu réduire le temps passé sur des tâches répétitives ou fastidieuses, en particulier celles qui n’utilisaient pas au mieux les compétences des collaborateurs. Les employés de la Standard Bank ont ainsi pu consacrer plus de temps aux clients, sans être ou se sentir surchargés de travail.
Il s’agit là d’un excellent exemple de la manière dont les workflows automatisés permettent de résoudre plusieurs problèmes commerciaux à la fois. Lorsque les tâches chronophages sont prises en charge par l’automatisation, vos collaborateurs disposent de plus de temps libre pour se consacrer à d’autres responsabilités. Cela permet non seulement de réduire leur frustration, mais aussi d’accroître leur productivité et leur efficacité de façon globale. Des collaborateurs heureux et productifs constituent un meilleur environnement de travail et de ce fait, de meilleurs résultats pour votre entreprise.
Optimiser les processus d’entreprise
Les entreprises utilisent des centaines de processus chaque jour pour accomplir leur travail. Qu’il s’agisse de stocker des contrats, d’intégrer de nouveaux employés ou de détruire des données sensibles, la liste est longue.
L’optimisation de ces processus présente de nombreux avantages, notamment une productivité accrue au sein de votre équipe et des méthodes de travail plus efficaces.
Mais comment et par où commencer ?
La transformation numérique commence par la cartographie de vos processus existants. Nintex Promapp®, doté d’une interface facile à utiliser et sans code, vous permet de construire une image de la façon dont les informations sont traitées et dont les tâches sont distribuées. Vous pouvez rapidement et facilement cartographier vos workflows actuels, ce qui vous permettra de repérer facilement les points douloureux à améliorer. Vous pouvez ensuite créer des workflows complets qui minimisent ces points douloureux en envoyant automatiquement les informations et les tâches aux bonnes personnes.
Travaillez plus intelligemment, pas plus durement
Nintex fournit le meilleur logiciel d’automatisation de workflow d’entreprise vous permettant de maximiser le retour sur investissement de votre transformation numérique. De plus, les outils de conception visuelle par drag-and-drop facilitent la visualisation et l’automatisation des processus les plus sophistiqués, ce qui vous permet de passer du concept au déploiement en quelques jours.
Si vous souhaitez en savoir plus sur Nintex Process Manager, n’hésitez pas à nous contacter !