6 astuces Power Automate qui vous feront gagner du temps et de l’énergie

Power Automate est un outil convivial permettant de créer des flows qui automatisent vos tâches quotidiennes.

Découvrez 6 exemples dans Power Automate qui peuvent faire la différence en tant qu’administrateur IT, et apprenez comment améliorer votre gestion de Microsoft 365.

Microsoft Power Automate est une solution iPaaS no-code/low-code qui fait partie de la gamme de produits Microsoft Power Platform. Comme son nom l’indique, elle aide les services informatiques à gagner un temps précieux en automatisant les tâches manuelles répétitives. C’est également un excellent outil pour rationaliser vos processus métier et assurer votre productivité.

Avec Power Automate, vous créez des workflows automatisés entre les apps et les services y compris Microsoft 365, bien sûr pour synchroniser facilement des fichiers, collecter des données et planifier des notifications.

Dans cet article, nous vous présentons 6 workflows qui constituent des exemples parfaits de Microsoft Power Automate pour simplifier votre vie d’administrateur IT.

 

Rationaliser les processus d’approbation avec Microsoft Teams

 

Le flow Power Automate crée un processus d’approbation automatisé chaque fois qu’un nouveau document est téléchargé vers SharePoint, en regroupant et en automatisant toutes les approbations. C’est la solution idéale pour éviter que votre équipe ne vous envoie un message manuellement chaque fois qu’elle doit demander l’autorisation de télécharger un document.

Avec ce flow, vous pouvez recevoir automatiquement une demande d’approbation de la part des membres de votre équipe via Teams chaque fois qu’un nouveau document est téléchargé sur SharePoint. Vous pouvez également automatiser une notification aux membres de l’équipe lorsque l’approbation est terminée.

Voici comment le créer :

 

Instructions étape par étape

• Dans le menu Microsoft Power Automate, sélectionnez la section « Modèles ».
• Recherchez le modèle « Démarrer l’approbation des nouveaux documents et notifier via Teams ».
• Dans la petite case, connectez SharePoint, Teams, Approvals, Office 365 Users et Outlook à Power Automate.
• Dans la case SharePoint, renseignez l’adresse du site et la bibliothèque où le fichier sera créé.
• Dans la case Teams, déterminez l’équipe et le canal où les personnes seront notifiées.
• Créez le message de notification ou utilisez le message par défaut.
• Dans la case « Approbation », créez un titre pour le processus et sélectionnez le type d’approbation (toutes les personnes notifiées doivent approuver le fichier ou seulement la première à répondre) et les destinataires.
• Dans la case « Condition », définissez « La réponse est égale à Approuver ».
• Dans la dernière case Teams, configurez une notification pour l’approbation/le rejet du document en choisissant l’équipe et le canal qui la recevront et en personnalisant le message à envoyer.

 

Ne manquez plus jamais une alerte Power BI : Automatiser les notifications par mail

 

Tout comme Power Automate, Power BI fait partie de Microsoft Power Platform. Il s’agit d’un puissant outil de visualisation et d’analyse des données, idéal pour les entreprises qui souhaitent prendre des décisions plus éclairées.

Lorsqu’il est intégré à Power BI, Power Automate vous permet de créer des flux de processus d’entreprise et d’automatiser les tâches répétitives, telles que le partage d’alertes Power BI pertinentes avec les parties prenantes par mail.

Voyons comment procéder :

 

Instructions étape par étape

• Dans le menu Microsoft Power Automate, sélectionnez « Modèles ».
• Recherchez le modèle « Envoyer un mail à n’importe quelle audience lorsqu’une alerte de données Power BI est déclenchée ».
• Dans la petite case, connectez Power BI et Mail à Power Automate.
• Dans la case Alert ID, sélectionnez une alerte de données Power BI.
• Saisissez une ou plusieurs adresses mail pour recevoir les notifications.
• Créez le message de notification ou utilisez le message par défaut.
• Cliquez sur « Enregistrer » ou ajoutez une nouvelle étape.

 

Archivage automatique d’éléments dans SharePoint avec Power Automate

 

La gestion des fichiers et des documents SharePoint peut être une tâche fastidieuse si elle est effectuée manuellement. Avec ce flow Power Automate, vous pouvez créer un processus d’archivage automatique, en évitant l’encombrement et en facilitant la vie des utilisateurs qui recherchent des informations pertinentes dans leur environnement.

Avant de créer ce flow, consultez cette liste pour vérifier quelques conditions préalables :

• Créez une liste SharePoint cible qui servira d’archive.
• Utilisez un compte qui accède à la fois à la liste source et à la liste cible.
• Ajoutez des colonnes personnalisées pour « Créé par (auteur) » dans l’archive, afin de sauvegarder les informations sur le créateur du contenu original.
• Assurez-vous que les types de contenu correspondent entre les deux bibliothèques.

 

Instructions étape par étape

• Dans le menu Microsoft Power Automate, sélectionnez « Créer ».
• Sélectionnez « Nouveau flow -> Cloud flow programmé ».
• Nommez votre nouveau flow.
• Sélectionnez la date de début et la récurrence de votre flow et cliquez sur « Créer ».
• Sélectionnez « Nouvelle étape », puis l’opération de données « Composer ».
• Cliquez sur le champ « Inputs » et, dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez « Expression ».
• Vous allez maintenant créer une date de référence dans le passé pour votre flux d’archivage automatique. Dans le champ Fonction, tapez addToTime (utcNow(), -xx, ‘yyyy’), où « utcNow » représente l’heure actuelle, « xx » est un nombre de valeurs et « yyyy » est votre mesure du temps. Par exemple, si votre référence dans le passé remonte à 12 mois, « xx » doit être remplacé par « 12 » et « aaaa » par « Mois ». Cela signifie que votre flux archivera automatiquement les éléments datant d’au moins 12 mois.
• Sélectionnez « Nouvelle étape », puis l’action « Obtenir des éléments ».
• Saisissez l’adresse de votre site et votre liste SharePoint source.
• Sélectionnez « Nouvelle étape » puis l’action « Créer un élément ».
• Copiez les champs tels que Titre et Description pour créer un nouvel élément dans la liste d’archivage (cible).
• Sélectionnez « Nouvelle étape » puis l’action « Supprimer l’élément ».
• Utilisez l’ID de l’élément actuel pour le supprimer de la liste SharePoint source.

 

Créer un déclencheur Power Automate lorsqu’une tâche du planificateur est terminée

 

Microsoft Planner est la principale solution de gestion des tâches dans de nombreuses organisations. Il offre des fonctionnalités intuitives et est conçu pour la collaboration. Avec Power Automate, les chefs de projet et les responsables d’équipe disposent d’encore plus de ressources pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, comme ce flow qui déclenche des notifications automatiques lorsqu’une tâche du Planificateur est terminée.

 

Instructions étape par étape

• Dans le menu Microsoft Power Automate, sélectionnez « Modèles ».
• Recherchez le modèle « Poster un message dans Teams lorsqu’une tâche de Planner est terminée ».
• Dans la petite boîte, connectez Planner et Teams à Power Automate.
• Dans la case « Planificateur (verte) », sélectionnez le groupe pour récupérer le plan et l’ID du plan.
• Dans la case « Équipes (bleue) », sélectionnez « qui » enverra la notification (un bot ou un utilisateur), où (dans un canal, un chat de bot ou un chat de groupe), ainsi que l’équipe et le canal qui la recevront.
• Créez le message de notification ou utilisez le message par défaut.
• Cliquez sur « Enregistrer ».
• Pour créer une autre notification pour le même plan, cliquez sur « Nouvelle étape », et une nouvelle boîte d’équipe apparaîtra.

 

Configurer un flow Power Automate qui envoie des cartes adaptatives à Microsoft Teams

 

Il s’agit de l’un de nos exemples Microsoft Power Automate préférés de cette liste. Les cartes adaptatives sont une méthode indépendante de la plateforme pour partager des blocs de données sans nécessiter de personnalisation CSS ou HTML.

Les cartes adaptatives sont créées en JSON et sont converties en interface utilisateur native lorsqu’elles sont envoyées à des hôtes, tels que Microsoft Teams, qui s’y adaptent automatiquement. Elles créent des expériences virtuelles attrayantes, telles que des sondages, des formulaires et des extraits, qui contribuent à stimuler l’engagement ou à générer des leads.

Voici comment créer un flow pour partager des cartes adaptatives sur Teams, dans ce cas de figure, pour envoyer aux utilisateurs un sondage :

 

Instructions étape par étape

• Dans le menu Microsoft Power Automate, sélectionnez « Créer ».
• Sélectionnez « Nouveau flow -> Cloud flow instantané ».
• Nommez votre nouveau flow.
• Sélectionnez « Déclencher manuellement un flow » comme déclencheur.
• Sélectionnez « Créer », puis « Nouvelle étape ».
• Recherchez « Équipes » et sélectionnez l’action « Poster une carte adaptative sur un canal d’Équipes et attendre une réponse ».
• Sélectionnez l’équipe et le canal où vous souhaitez publier la carte.
• Collez votre JSON dans la boîte de message. Le JSON dépendra de l’action que vous voulez que les gens entreprennent : disons que vous voulez envoyer un sondage sur la franchise de films que les gens préfèrent : Harry Potter, Star Wars ou l’univers Marvel. Dans ce cas, vous trouverez ci-dessous le JSON de base que vous devrez coller.
• Remplacez tous les caractères de remplacement dans le JSON, comme ceci :

1. Texte du titre d’en-tête -> Sondage Power Automate.
2. En-tête du sondage -> Franchise de film préférée.
3. Question du sondage -> Bonjour ! Veuillez voter pour votre franchise de film préférée à partir de la liste suivante.
4. Texte en latin -> Ajoutez la raison ou le contexte pour lequel vous organisez ce sondage, par exemple « Nous interrogeons notre personnel pour choisir un thème pour la fête d’anniversaire de notre entreprise ».
5. Choix 1 (à remplacer aux deux endroits) -> Harry Potter.
6. Choix 2 (à remplacer dans les deux cas) -> Star Wars.
7. Choix 3 (remplacer dans les deux positions) -> L’univers Marvel.

• Sélectionnez « Nouvelle étape », puis recherchez et choisissez une action « Envoyer un mail ».
• Sélectionnez les destinataires du mail.
• Configurez votre corps de texte, en remplaçant les mots entre crochets « {} » par des jetons dynamiques.
• Exécutez un test et confirmez que votre flow ne contient pas d’erreurs et qu’il a été publié dans le bon canal Teams. Pour plus d’options de dépannage, consultez la documentation Microsoft.

 

Approvisionnement de Microsoft Teams avec Power Automate

 

L’automatisation de la création d’équipes pour vos utilisateurs est l’un des éléments clés pour réduire vos files d’attente informatiques et rendre tout le monde heureux et productif. Voyons vos options de provisionnement avec Power Automate :

 

Instructions étape par étape

 

Étape 1 – Création du formulaire de provisionnement

 

• Dans le menu Microsoft Forms, sélectionnez « Nouveau formulaire ».
• Créez un titre pour votre formulaire.
• Sélectionnez « Ajouter nouveau » -> « Texte » et créez les champs Titre et Description de votre formulaire pour que les utilisateurs remplissent les informations relatives à leurs équipes.
• Si nécessaire, vous pouvez ajouter d’autres champs à votre formulaire, comme un élément de choix (pour que les utilisateurs puissent choisir entre une équipe publique et une équipe privée, par exemple).

 

Étape 2 – Création du flow

 

• Dans le menu Microsoft Power Automate, sélectionnez « Créer ».
• Sélectionnez « Nouveau flow -> Cloud flow automatisé ».
• Nommez votre nouveau flow.
• Sélectionnez « Lorsqu’une nouvelle réponse est soumise » comme déclencheur.
• Dans la boîte Microsoft Forms, sélectionnez l’ID de votre formulaire dans le menu déroulant.
• Sélectionnez « Nouvelle étape », recherchez « formulaire » et cliquez sur l’action « Obtenir les détails de la réponse ».
• Indiquez l’ID du formulaire et l’ID de la réponse dans le menu déroulant.
• Sélectionnez « Nouvelle étape », recherchez « approbation » et cliquez sur l’action « Démarrer et attendre l’approbation ».
• Sélectionnez « Approuver/Rejeter – Premier à répondre » dans le menu déroulant.
• Sélectionnez un titre et un destinataire pour la demande d’approbation.
• Sélectionnez « Nouvelle étape » et cliquez sur le contrôle de la condition.
• Dans la case Condition, définissez « Résultat égal à Approuver ».
• Dans le résultat « Si oui », choisissez l’action « Créer une équipe ».
• Ajoutez le titre et la description de l’équipe.
• Pour tester votre flow, retournez à votre formulaire, cliquez sur Aperçu et soumettez une réponse.

 

Automatisation facile des tâches avec Microsoft Power Automate et ShareGate

 

Avec ces exemples de Microsoft Power Automate, vous verrez la différence que les flux de travail automatisés peuvent faire dans votre travail quotidien. Vous voudrez sans doute vérifier certaines des fonctionnalités de ShareGate pour une efficacité et une sécurité encore plus grandes.

 

1. 1. Automatisation : ShareGate vous aide à mettre en place votre plan de gouvernance en automatisant les politiques et les tâches informatiques quotidiennes. Vous pouvez également vous engager avec les propriétaires pour nettoyer, organiser et gouverner votre locataire.
   2. Provisionnement : L’activation et la gestion d’un environnement en libre-service sont plus faciles que vous ne le pensez avec ShareGate. Devenez plus agile, collaboratif et sécurisé avec nos modèles de provisionnement Teams personnalisés et l’application de l’utilisateur final. Offrez aux utilisateurs la liberté dont ils ont besoin.
   3. Rapports : Surveillez l’utilisation et comprenez ce qui se passe dans votre SharePoint et Teams grâce à nos rapports prédéfinis et personnalisés. Utilisez les fonctions de reporting de ShareGate pour identifier les problèmes et prendre des mesures directes pour les personnaliser et les résoudre rapidement.

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