Lorsque vous supervisez autant d’informations dans votre environnement Microsoft Teams, il est trop facile de tomber dans le piège de la lenteur et de l’inefficacité.
Selon les informations que vous recherchez, elles peuvent être confuses et prendre du temps.
Ce qui signifie que vous passez moins de temps à concentrer votre attention là où elle est le plus nécessaire, comme la sécurité et la gestion des risques, et plus de temps sur des tâches fastidieuses. Ce qu’il vous faut, c’est de l’automatisation.
Power Automate automatise les tâches répétitives entre les applications et les services de votre environnement Microsoft 365, de SharePoint à la messagerie, en passant par Teams, etc.
Qu’est-ce que Power Automate ?
Vous connaissez peut-être Microsoft Power Automate sous un autre nom.
La plateforme iPaaS était appelée Microsoft Flow jusqu’en novembre 2019.
Les tâches répétitives sont le fléau de l’existence de tout administrateur informatique. Power Automate vous aide à synchroniser des fichiers, à recevoir des notifications et à collecter des données grâce à des workflows automatisés entre vos applications et services préférés.
Comment installer l’application Power Automate dans Microsoft Teams ?
La première étape consiste à installer l’application.
Voici les instructions étape par étape :
- Dans Microsoft Teams, sélectionnez « Plus d’applications ».
- Recherchez « Power Automate ».
- Sélectionnez ensuite l’application « Power Automate ».
- Cliquez sur « Ajouter pour moi ».
- Sélectionnez votre pays/région, puis cliquez sur « Démarrez ».
- Épinglez l’application « Power Automate » dans Teams pour un accès rapide.
Comment créer des flows dans Microsoft Teams
Il existe plusieurs façons de créer des flows dans Microsoft Teams :
- Power Automate Flow Templates : La boutique Microsoft Teams propose des templates intégrés, ce qui permet de trouver facilement une variété de templates de flow pour répondre à vos besoins.
- Team overflow messages : Créez des flows à partir du menu « Team overflow messages » dans Teams.
- L’application Power Automate : Utilisez l’application Power Automate pour créer des flows à partir de templates ou en partant de zéro.
Les flows créés à partir de ces points d’entrée peuvent être gérés directement dans Power Automate ou l’application Power Automate dans Teams.
Ces contrôles de sécurité assurent une protection lors de l’utilisation de Power Automate
Power Automate est activé par défaut, ce qui signifie que lorsqu’il est activé, il est automatiquement connecté à toutes les applications Microsoft 365. Pour une organisation qui exige des contrôles de sécurité plus stricts, ce niveau de flexibilité peut poser problème en l’absence d’une forte sécurité.
Il existe des contrôles de sécurité que vous pouvez mettre en place, comme la création d’une politique d’accès conditionnel et l’utilisation de la prévention des pertes de données (DLP).
Les politiques d’accès conditionnel vous permettent d’accorder ou de bloquer l’accès en fonction de l’utilisateur, du groupe, de l’appareil ou du lieu, ce qui vous donne plus de contrôle. La façon la plus simple de décrire les politiques d’accès conditionnel est l’énoncé « si-alors »; si un utilisateur veut accéder à une ressource, il doit effectuer une action.
Les politiques de prévention des pertes de données (DLP) sont un outil de sécurité important. En classant les connexions dans les catégories « données professionnelles uniquement » ou « aucune donnée professionnelle autorisée », les DLP imposent des limites aux types de connecteurs qui peuvent être utilisés les uns avec les autres. Ainsi, si un connecteur est ajouté au groupe « données commerciales uniquement », il ne peut être utilisé dans la même application qu’avec d’autres connecteurs de ce groupe. Les administrateurs de Power Platform peuvent créer des politiques universellement applicables.
5 façons d’automatiser des tâches dans Microsoft Teams avec Power Automate
En intégrant Power Automate à Teams, de nombreuses solutions d’efficacité sont à votre portée ! En voici quelques exemples :
1. Créer un processus d’approbation pour améliorer la gestion des documents
Vous pouvez approuver automatiquement des fichiers en construisant les flows avec le connecteur d’applications Power Automate Approvals, auquel vous pouvez accéder dans la barre d’applications de Teams.
Voici quelques cas d’utilisation :
Votre équipe n’aura plus à se soucier de vous envoyer un message chaque fois qu’elle a besoin de votre approbation. Vous pouvez recevoir automatiquement une demande d’approbation des membres de votre équipe via Teams chaque fois qu’un nouveau document est téléchargé vers SharePoint.
Vous pouvez automatiser une notification aux membres de l’équipe lorsque l’approbation est terminée.
Vous pouvez aller plus loin et automatiser un message dans les équipes chaque fois qu’un élément dans SharePoint est modifié. C’est un moyen efficace pour les membres de l’équipe de suivre les progrès et d’être prêts pour des approbations rapides.
2. Créez un workflow pour la création de Teams afin de ne pas perdre le fil.
Microsoft Teams est un outil puissant qui facilite la collaboration au sein d’une organisation, mais il peut devenir un cauchemar pour les administrateurs informatiques si les utilisateurs ont le champ libre pour créer des équipes sans aucun contrôle.
Idéalement, tous les utilisateurs d’une organisation devraient être en mesure de créer de nouvelles équipes. Si ce n’est pas le cas, ils risquent d’utiliser des outils non approuvés, et le service informatique sera confronté à des problèmes de sécurité plus importants. La création incontrôlée d’équipes peut conduire à une prolifération par manque de gouvernance appropriée ou de formation des utilisateurs finaux. Vous vous retrouverez avec de nombreuses équipes peu utilisées ou inactives.
Il en résulte une inefficacité. Pensez simplement à l’effet que cela peut avoir sur vous et vos utilisateurs finaux. Il est essentiel de garder votre tenant organisé et facilement consultable.
C’est pourquoi l’automatisation change la donne. L’idée derrière l’automatisation de la création d’équipes est d’apporter de l’ordre au processus en utilisant des garde-fous, tout en permettant aux utilisateurs finaux de créer leurs propres espaces et d’améliorer leur productivité. Par exemple, vous pouvez construire un workflow automatisé pour la création d’équipes avec Power Automate et Microsoft Forms.
3. Créer des cartes adaptatives pour le partage et la collecte d’informations sur Microsoft Teams
Les cartes adaptatives sont un moyen indépendant de la plateforme de partager et d’afficher des blocs de données sans les inconvénients du CSS ou HTML.
Vous créez des cartes adaptatives en JSON avec des intégrations publiquement échangeables pour les services et les applications cloud. Le JSON est converti en interface utilisateur native lorsqu’il est envoyé à un hôte particulier, comme Microsoft Teams, et s’adapte ensuite automatiquement à cet hôte. Par conséquent, chaque fois que des informations doivent être affichées dans le cadre d’un processus métier ou d’une automatisation, les concepteurs de processus peuvent désormais fournir des modèles d’interface utilisateur standard.
Les cartes adaptatives sont idéales pour le partage d’informations entre Microsoft Teams et d’autres services, car elles peuvent s’adapter à leur hôte.
Les actions actuellement disponibles pour créer des cartes adaptatives pour Teams sont les suivantes :
Diriger le contenu vers les membres de Teams ou les utilisateurs de DAA
- Publier votre propre carte adaptative en tant que bot de flow vers un utilisateur spécifique : Cette procédure affiche une carte adaptative à un utilisateur spécifique en tant que bot de flow. Pendant l’exécution du flow, la carte apparaîtra dans les flows de chat et/ou d’activité du destinataire après que vous ayez fourni une adresse e-mail pour le destinataire. Pour recevoir ces cartes adaptatives particulières, un utilisateur n’a pas besoin d’être membre d’une instance Teams. Dans ce scénario, seuls les boutons URL fonctionnent en redirigeant vers l’URL définie du flow.
- Postez une carte adaptative en tant que bot de flow à un utilisateur Teams, comme ci-dessus, et attendez une réponse : Cette procédure, similaire à celle décrite ci-dessus, affiche une carte adaptative en tant que robot de flow à un utilisateur spécifié. Ce qui est différent ici, c’est que le flow exécuté dans cette instance ne reprendra pas tant que le destinataire n’aura pas répondu aux entrées demandées dans la carte. Une fois que le destinataire a répondu, le flow continue. Le flow renvoie un contenu dynamique pour une réponse par destinataire et par carte.
Diriger le contenu vers les canaux de l’équipe
- Publiez votre propre carte adaptative en tant que bot de flow vers un canal : Cette procédure permet de poster une carte adaptative sur un certain canal Teams en tant que robot de flow . Dans ce scénario, une instance Teams et le canal où la carte sera téléchargée seront demandés. Pour y poster une carte adaptative, le créateur de flow devra avoir accès à l’instance Teams. Dans ce scénario, seuls les boutons URL fonctionnent en redirigeant vers l’URL définie par le flow.
- Postez une carte adaptative en tant que robot de flow sur un canal Teams, comme ci-dessus, et attendez une réponse : Cette procédure, comme dans l’exemple ci-dessus, affiche une carte adaptative en tant que robot de flow sur un certain canal Teams. Cependant, dans ce cas, le flow ne reprendra pas tant qu’un utilisateur du canal n’aura pas répondu aux entrées demandées par la carte. Dès qu’un utilisateur du canal Teams répond, le flow se poursuit, mais il ne renvoie du contenu dynamique que pour une seule réponse par répondant et par carte.
4. Provisionnement de Microsoft Teams à l’aide de Power Automate
Ce qui suit décrit comment construire un pipeline de provisionnement en utilisant les fonctionnalités natives de Power Automate.
Liste SharePoint : Servant de base de données, une liste SharePoint vous aide à garder une trace de toutes les demandes et de leurs statuts d’approbation. Cela permet à tous les administrateurs d’avoir un aperçu solide de ce qui se passe dans l’environnement Microsoft 365.
Interface de demande de l’utilisateur final : Assurez-vous que les autorisations appropriées sont configurées pour que vos utilisateurs finaux puissent soumettre des demandes de nouvelles équipes via la liste SharePoint. Pour que vos utilisateurs finaux puissent ajouter ou modifier des demandes en cours, ils doivent, au minimum, être membres du groupe Visiteurs SharePoint avec accès à Contribute sur cette liste SharePoint particulière.
Veillez également à ce que les autorisations au niveau des éléments soient configurées de telle sorte que chaque utilisateur ne puisse voir que ses propres demandes.
Automated cloud flow : Power Automate vous aidera à automatiser chaque étape de ce processus, de l’obtention du consentement de la liste de personnes choisie à la formation d’une équipe en cas de réponse favorable. Il rationalise le processus en éliminant le besoin de nombreux courriels et interactions entre le demandeur et l’approbateur.
5. Soyez proactif
Power Automate offre des fonctionnalités d’automatisation utiles qui s’intègrent à Microsoft Teams, mais elles peuvent aussi être complexes et prendre du temps. Et si vous comptez permettre aux utilisateurs d’une équipe dans Microsoft Teams d’inviter des personnes, vous devez réfléchir à la manière dont vous pouvez garantir la sécurité du partage et de la collaboration. Il s’agit d’une considération importante lorsque vous évaluez les vulnérabilités potentielles de Power Automate en matière de sécurité.
ShareGate veut aider les équipes informatiques à gérer Microsoft 365 plus efficacement en permettant aux utilisateurs finaux de créer et de gérer leurs propres ressources avec les garde-fous de l’informatique en place, en automatisant les tâches répétitives et fastidieuses et en guidant la mise en œuvre des meilleures pratiques de gouvernance. ShareGate est une solution prête à l’emploi avec une interface utilisateur conviviale qui peut vous aider à trouver et à résoudre les problèmes en quelques minutes.
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