GovCollab 365 est une solution proposée par Hub Collab qui facilite la gouvernance de vos espaces collaboratifs.
Depuis déjà deux ans, elle est installée et utilisée quotidiennement chez de nombreux comptes. Les retours d’expériences sont riches et nombreux, ce qui permet d’améliorer la solution initialement proposée.
Cet article consiste donc à présenter la solution GovCollab 365 et ses nouveautés.
Retrouvez la définition de gouvernance ICI
Retour sur la solution GovCollab 365
GovCollab 365 vous aide dans la création de vos espaces collaboratifs Teams et SharePoint en respectant la politique de gouvernance de votre organisation. Elle est entièrement développée sur la Power Platform de Microsoft. Une fois installée sur votre tenant, vous êtes assuré(e) qu’aucune de vos données ne sort de votre organisation : toute fuite de donnée est évitée.
Intégrée dans Microsoft Teams, elle est accessible facilement par tous les utilisateurs de votre organisation.
Des modèles d’espaces prédéfinis
La solution GovCollab 365 est livrée avec un catalogue de 15 modèles d’équipes prédéfinis. Ceux-ci couvrent la plupart des usages rencontrés par les organisations. Ces modèles peuvent être customisés pour les besoins de l’organisation hôte mais il est également possible de créer facilement de nouveaux modèles.
Notez que ce système de modèles fonctionne aussi avec les espaces SharePoint.
Voir aussi : GovCollab 365
Quelles sont les principales fonctionnalités ?
Pour répondre aux besoins de gouvernance, GovCollab 365 offre les fonctionnalités suivantes :
- Un nom d’espace unique sur le tenant.
- Une description obligatoire pour chaque espace.
- L’ajout facultatif d’une étiquette de sensibilité (Sensitivity label) à un espace si le service est utilisé sur le tenant hôte de l’application. Cependant, si le service n’est pas utilisé, il est tout de même possible de déterminer si l’espace est public ou privé.
- Le cycle de vie d’un espace. Pour éviter que des espaces non utilisés restent sur le tenant, un système de notifications prévient les propriétaires que leurs espaces arrivent en fin de vie. Ils ont alors le choix de renouveler le cycle ou d’archiver l’espace.
- La sélection de deux propriétaires minimum. Afin d’éviter au maximum le risque de se retrouver avec des espaces sans propriétaire, il est obligatoire d’en sélectionner au moins deux lors d’une demande d’espace.
- Une revue d’accès des équipes. Chaque propriétaire est invité à vérifier quels utilisateurs appartiennent à leurs espaces afin de toujours avoir une cohérence dans leurs effectifs. Cela permet aussi d’éviter que certains utilisateurs n’accèdent à des données auxquelles ils ne sont pas ou plus censés avoir accès.
Un catalogue d’espaces accessibles
Tous les espaces créés avec GovCollab sont accessibles via le catalogue intégré dans l’application. Ainsi, les utilisateurs ont la possibilité de rejoindre leurs espaces Teams ou SharePoint directement depuis GovCollab 365.
Si un utilisateur souhaite ouvrir un espace dont il n’est pas membre, il peut envoyer une demande d’accès.
Un rapport Power BI dédié
Un rapport d’utilisation construit avec Power BI vient en association de l’application. Il permet aux administrateurs d’avoir un suivi quotidien de l’utilisation de GovCollab.
Une solution personnalisable
L’interface utilisateur de GovCollab 365 est entièrement personnalisable. Chaque organisation peut, par exemple, revoir le code couleur pour l’adapter à son image.
GovCollab propose également le multilingue. Le produit est livré en anglais et français mais il est facile de rajouter une langue si besoin.
Enfin, le gros avantage qu’offre la Power Platform de Microsoft est la possibilité d’adapter la plupart des fonctionnalités à chaque organisation sans contrainte technique bloquante.
Pour plus d’information sur notre solution GovCollab 365, contactez nos équipes !