ShareGate vous facilite la tâche dans le cadre de Microsoft 365. Découvrez dix façons de simplifier vos opérations quotidiennes sur Teams et SharePoint grâce à un seul et même outil.
En tant que professionnel de l’informatique, la gestion, la prise en charge et le suivi de tout ce qui se trouve dans votre environnement est une histoire vieille comme le monde.
Le défi est peut-être encore plus grand lorsqu’il s’agit de gérer un environnement Microsoft 365. L’incroyable écosystème d’applications, d’outils et de services intégrés qui composent Microsoft 365 en fait un outil puissant, mais également difficile à gérer.
Microsoft 365 évolue constamment avec son temps, mais cela implique la nécessité de se tenir au courant des nouvelles versions et des impacts qu’elles peuvent avoir sur votre environnement, tout en gérant une plateforme complexe de manière continue.
C’est là qu’une solution de gestion de Microsoft 365 comme ShareGate vient à la rescousse.
Pour utiliser les fonctionnalités de ShareGate à leur plein potentiel, vous devez comprendre leur large éventail de fonctionnalités. Jetons-y un coup d’œil !
- Gérez vos groupes Teams et Microsoft 365
La toute première étape pour gérer votre environnement de manière optimale est de pouvoir voir tout ce qui s’y trouve.
ShareGate vous donne un aperçu centralisé de votre environnement Teams. Vous pouvez voir tout ce qui se passe avec les équipes créées par vos utilisateurs finaux, ce qui vous permet de mieux gérer Teams et les groupes Microsoft 365.
Cela semble simple parce que ça l’est ! ShareGate ne complique pas les choses à l’excès. Bien au contraire, la simplicité est la clé pour maintenir un environnement organisé et sécurisé.
- Copier le contenu et la puissance grâce à la gestion du changement
En tant que professionnel de l’informatique, vous savez mieux que quiconque à quel point les changements organisationnels peuvent être compliqués et impliquer divers éléments importants, petits et grands. Il est difficile de gérer efficacement le changement sans les outils appropriés.
L’agilité est essentielle. Qu’il s’agisse d’assister les utilisateurs lors d’une migration ou de réorganiser le contenu pour mieux s’aligner sur un changement organisationnel en divisant ou en fusionnant des sites, il y a tant de choses à gérer en coulisses.
Nous le comprenons, et c’est pourquoi nous proposons de vous accompagner dans la mise en place d’outils pour soutenir la gestion du changement dans votre organisation. Nos équipes pourront notamment vous aider dans la gestion de contenu SharePoint et la possibilité de copier du contenu de manière transparente.
- Gérer et auditer les autorisations SharePoint
La gestion des autorisations SharePoint peut être une tâche quotidienne pour les équipes informatiques, mais cela ne la rend pas moins importante – elle est cruciale pour la sécurité de votre organisation.
Les autorisations doivent non seulement être gérées mais aussi auditées régulièrement afin de maintenir une norme permanente de sécurité de haut niveau pour les données de votre organisation.
ShareGate propose un rapport intégré de matrice des permissions, qui couvre toutes ces bases. Considérez-le comme votre assistant personnel de sécurité, un assistant omniscient et abordable. En un clic, vous obtenez une visibilité complète de ce à quoi les utilisateurs et les groupes ont accès et de leurs niveaux de permission, dans vos environnements SharePoint et Microsoft 365.
- Manipulez vos métadonnées en masse
Personne n’aime les tâches fastidieuses et répétitives. Malheureusement, c’est souvent une grande partie du travail des équipes informatiques. Avec ShareGate, c’est fini.
Avec Bulk Edit Content, vous pouvez ajouter rapidement des colonnes de métadonnées et du contenu pour mieux classer vos données. Vous pouvez mettre en correspondance les utilisateurs et les types de contenu. Et vous pouvez exporter vos métadonnées vers Excel et utiliser la puissance d’Excel pour créer des formules de transformation ou simplement ajouter des colonnes à réimporter dans ShareGate.
- Élaborez votre politique de gouvernance
L’élaboration de politiques de gouvernance adaptées aux besoins de votre organisation peut s’avérer difficile. La toute première étape consiste à savoir exactement quels sont les besoins de votre organisation, ce qui explique pourquoi les rapports sur l’utilisation de Microsoft 365 sont extrêmement précieux.
Grâce aux outils de reporting étendus de ShareGate, vous pouvez analyser les résultats d’utilisation pour évaluer vos besoins. Puis créez vos politiques !
Commencez par des étiquettes de sensibilité personnalisables qui contrôlent le statut de confidentialité de chaque équipe, les paramètres de partage externe et les autorisations d’accès des invités.
ShareGate fournit une variété de rapports préétablis et personnalisés qui prennent en charge les meilleures pratiques de SharePoint – modifiez, personnalisez, ou commencez vos rapports à partir de zéro !
Une fois vos politiques créées, vous avez mis en place les garde-fous que les propriétaires devront suivre lorsque vous collaborerez pour combler les lacunes en matière d’information avec le chatbot ShareGate Teams (ou par e-mail !).
- Surveillez votre SharePoint et vos Teams
Une fois que vous avez élaboré vos politiques, vous avez établi une base solide – et maintenant il y a un travail continu à faire. La surveillance est une tâche importante et continue pour évaluer et établir les progrès, agir sur les besoins des membres et garantir que votre environnement est sécurisé et organisé.
ShareGate vous permet de suivre l’évolution de vos politiques grâce à des tableaux de bord. Allez plus loin en programmant l’envoi de rapports d’avancement à la haute direction.
Vous pouvez également surveiller vos environnements Teams et SharePoint afin d’évaluer et de prendre des mesures pour répondre aux besoins d’adhésion des équipes, comme les équipes orphelines. La surveillance vous permet également de garder votre environnement propre et ordonné en repérant les sites inutilisés, les documents archivés et les équipes inactives.
Mieux encore, laissez ShareGate se charger de la surveillance pour vous ! Configurez votre politique de détection d’inactivité afin que ShareGate puisse surveiller les équipes et les groupes inactifs.
- Accélérer l’adoption et tirer le meilleur parti de Microsoft 365
L’agilité est importante, non seulement parce que les avancées technologiques donnent lieu à de nouveaux outils et mises à jour, mais aussi parce que les changements organisationnels sont une réalité.
Lorsque le changement est inévitable, la meilleure chose à faire est de trouver un moyen de le rendre aussi indolore que possible. Cela signifie utiliser des outils qui font le gros du travail pour vous et vous font gagner du temps.
ShareGate vous aide à suivre les changements organisationnels grâce à un système de gestion de contenu SharePoint intuitif. Déplacez ou divisez le contenu, copiez les autorisations d’un environnement à un autre et divisez ou fusionnez les équipes en quelques clics. Maintenez la productivité de votre organisation en collaborant dans le bon espace, avec le bon contenu et les bonnes personnes.
- Rationaliser la meilleure expérience utilisateur
Les personnes sont toujours en mouvement au sein d’une organisation, et sans les bons outils pour gérer cela, cela peut être un casse-tête à gérer pour votre équipe informatique (et tout aussi frustrant pour les utilisateurs).
Qu’il s’agisse de l’embauche d’un nouvel employé, du départ d’une personne, de la modification des autorisations ou de l’octroi (ou de la révocation) d’un accès, la facilité du processus pour l’équipe informatique détermine l’expérience de l’utilisateur.
Le système de gestion de contenu SharePoint de ShareGate offre une approche simplifiée pour tout changement d’utilisateur. L’intégration ou l’exclusion est un jeu d’enfant. Les autorisations peuvent être modifiées, copiées, mises à jour ou supprimées facilement, en fonction de la situation. Il existe également diverses options en termes d’octroi ou de révocation d’accès, du transfert de la propriété d’une équipe ou d’un groupe à la modification des droits d’accès au contenu selon les besoins.
- Transformer un site en une collection de sites
Chaque administrateur informatique devra, à un moment ou à un autre, transformer un site en une collection de sites, et il y a quelques déclencheurs courants à garder à l’esprit :
- Suite à une réorganisation de l’entreprise
- Promouvoir un site vers une collection de sites SharePoint connectée à un groupe (groupe Microsoft 365)
Lors de l’adaptation à l’expérience SharePoint moderne – en faisant passer la structure de votre site de descendante (sites et sous-sites) à plate (pas de sous-sites).
Que vous passiez d’un environnement SharePoint à un autre ou que vous fassiez simplement le ménage, vous devrez promouvoir, rétrograder ou fusionner des sites dans le cadre de ce processus.
ShareGate vous aide à réorganiser la hiérarchie de vos sites. Modernisez votre architecture SharePoint en ligne en promouvant des sous-sites vers des sites de niveau supérieur en quelques clics pour permettre des charges de travail modernes comme Microsoft Teams.
- Favoriser l’assistance, réduire les tickets du service d’assistance
Comment pouvez-vous offrir une assistance optimale à vos utilisateurs finaux ? La solution de base commence avant même que les demandes d’assistance n’arrivent : maintenir un environnement propre et organisé. Un environnement bien rangé vous permet (ou permet à vos utilisateurs) de trouver plus rapidement un contenu pertinent et utile lorsque vous devez résoudre un problème.
Un système de gestion de contenu efficace est crucial lorsqu’il s’agit de demandes de renseignements exploitables.
Les demandes de déplacement sont courantes tant dans SharePoint que dans Teams, et ce problème est facile à résoudre avec l’aide de Copy Content de ShareGate. Vous pouvez également ajuster les autorisations à la volée. De plus, des rapports détaillés vous permettent de trouver et de traiter des problèmes tels que les équipes orphelines et les documents retirés.
Vous pouvez également aller plus loin en modifiant l’appartenance aux équipes et aux groupes afin que les bonnes personnes soient responsables. Les propriétaires peuvent collaborer sur des questions clés comme le partage externe et la sécurité, ce qui vous donne un peu plus de temps dans votre quotidien.
Au cas où vous auriez besoin d’aide pour convaincre votre organisation de la valeur que ShareGate apporterait à votre travail quotidien et à l’entreprise dans son ensemble, vous disposez désormais de dix arguments solides en votre faveur. 👍
Même si vous n’envisagez pas de migration à l’avenir, nos équipes sont là pour vous conseiller et vous accompagner lorsqu’il s’agit d’apporter des modifications à votre environnement SharePoint et Teams.
Découvrez toute l’expérience ShareGate en contactant nos équipes Hub Collab pour plus d’informations !