La gestion réussie d’un projet est une activité très complexe. Les chefs de projet sont responsables d’une grande variété de tâches. Ces tâches vont de la communication à la production de rapports et l’ajustement des calendriers. Le fait de jongler avec toutes ces activités et de porter ces différentes casquettes est en grande partie ce qui rend le rôle si stimulant. Mais cela peut également entraîner de nombreuses frictions. Et c’est là que les outils de gestion des flux de travail ont pour but de vous aider.
De nombreuses étapes de la gestion des projets sont manuelles et prennent beaucoup de temps. Par exemple, des enquêtes montrent que les chefs de projet consacrent souvent une journée entière chaque mois à la production de rapports sur les indicateurs clés de performance du projet. Entre les rapports, les réunions et les tâches administratives, de nombreux chefs de projet ne consacrent qu’une petite partie de leur temps à la gestion effective des projets.
Ces tâches manuelles font perdre du temps, ce qui peut entraîner des retards, des malentendus et des erreurs de communication. C’est pourquoi un nombre croissant de chefs de projet se tournent vers les outils de gestion du flux de travail pour automatiser les tâches et gagner du temps.
Que sont les outils de gestion des flux de travail ?
Un flux de travail est un modèle d’activité qui peut être orchestré et répété. Dans le contexte de la gestion de projet, il existe d’innombrables processus de flux de travail qu’un chef de projet répète plusieurs fois sur tous les projets sur lesquels il travaille. Il s’agit notamment de
- la production de rapports sur l’avancement du projet
- l’analyse financière
- le transfert des tâches
- l’obtention des approbations pour l’achèvement des étapes
- la réalisation de contrôles de gestion des risques
- Suivi de l’avancement du projet
Les outils de gestion du flux de travail sont conçus pour automatiser ces différents processus. Au lieu que le gestionnaire de projet doive effectuer lui-même ces tâches manuellement, un logiciel est utilisé pour les réaliser automatiquement.
Exemple de processus automatisé de gestion de projet
Le chef de projet d’un commerce de détail supervise l’ouverture de cinq nouveaux magasins. Ce projet prend beaucoup de temps et implique de nombreuses réunions avec les parties prenantes, tant internes qu’externes, ainsi qu’avec les fournisseurs qui s’occupent de la décoration et du design des magasins.
Il y a énormément de dépendances dans ce projet, et c’est à elle de faire avancer le projet en permanence, conformément au plan. Heureusement, elle utilise des outils de gestion des flux de travail qui permettent d’automatiser un grand nombre de ces sous-tâches.
Par exemple, le logiciel automatise le processus de transfert de certaines étapes du projet. Une entreprise de sous-traitance a été engagée pour décorer les magasins. Une fois l’étape terminée, elle en informe le chef de projet, qui met en place un processus de flux de travail dans lequel le designer de son entreprise inspecte le travail pour s’assurer qu’il est conforme aux normes, l’approuve et le transmet à l’étape suivante.
Comme le montre cet exemple de processus de flux de travail, la technologie d’automatisation rend le processus de gestion du projet beaucoup plus fluide. Les différentes parties prenantes reçoivent automatiquement des notifications lorsqu’il est temps pour elles d’effectuer certaines tâches, ce qui signifie que le chef de projet ne doit pas passer son temps chaque jour à courir après les sous-traitants et à communiquer avec les différentes équipes.
Avantages des outils de gestion du flux de travail pour les chefs de projet
L’automatisation des processus de flux de travail offre de multiples avantages aux chefs de projet, notamment :
- Gagner du temps : Plutôt que de courir sans cesse après les collègues, les fournisseurs ou les clients (pour obtenir des approbations), les chefs de projet peuvent confier ces tâches à un outil numérique qui s’en chargera à leur place.
- Une responsabilité claire : L’utilisation d’outils de gestion du flux de travail permet de savoir clairement qui est responsable de quoi à chaque étape du projet. En numérisant le processus de flux de travail, les participants au projet reçoivent des notifications leur indiquant quand ils doivent accomplir une tâche – et personne ne peut dire qu’il n’était pas au courant. Cela peut aussi aider à lutter contre les retards.
- Réduction du travail manuel : Les outils de gestion du flux de travail peuvent générer automatiquement des rapports sur l’état d’avancement d’un projet qui, autrement, nécessiteraient que le chef de projet s’assoie et les produise manuellement.
- Améliorer l’efficacité : L’utilisation d’un outil de gestion de flux de travail peut contribuer à améliorer le processus de flux de travail. Le chef de projet doit tracer toutes les étapes d’un processus, puis identifier et supprimer les étapes inutiles, ce qui rend le flux de travail plus efficace.
- Cohérence : En utilisant des processus de flux de travail automatisés et reproductibles, les chefs de projet peuvent être sûrs que les tâches communes du projet sont toujours effectuées de la même manière.
Comment commencer à automatiser les processus de gestion de projet
Le choix des flux de travail à automatiser dépend des types de projets menés par votre organisation et de votre approche spécifique de la gestion de projet. Cela dit, lorsque de nombreuses entreprises commencent à utiliser des outils de gestion des flux de travail, elles commencent souvent par identifier les activités manuelles qui doivent être répétées fréquemment et qui prennent un temps considérable.
Lorsqu’il s’agit d’automatiser les flux de travail dans la gestion de projet, certaines des tâches les plus courantes à commencer à automatiser comprennent des choses comme :
- Approbations des étapes du projet
- Rapports sur l’avancement du projet
- Transferts de responsabilités
Vous pouvez utiliser des outils de gestion de flux de travail pour définir toutes les étapes impliquées dans l’achèvement de ces processus, puis les configurer pour qu’ils soient exécutés sur votre projet quand vous en avez besoin.
Les outils de gestion de flux de travail de Nintex sont utilisés par les gestionnaires de projet pour faire exactement cela. Avec l’interface de mappage de processus de flux de travail facile à utiliser et les modèles personnalisables, vous pouvez rapidement élaborer des processus de flux de travail qui s’intègrent parfaitement à vos projets.
Pour voir d’autres exemples de processus de flux de travail et en savoir plus sur les outils de gestion de flux de travail de Nintex pour les gestionnaires de projets, contactez-nous dès aujourd’hui.