Pour les entreprises qui veulent rester productives et opérationnelles en 2022, l’automatisation des processus est nécessaire. Avec l’évolution vers le travail à distance, les chefs d’entreprise doivent investir dans des systèmes de travail plus efficaces et l’automatisation des processus manuels ou à forte intensité de main-d’œuvre est un moyen clé d’y parvenir.
Cependant, pour réussir à créer une version automatisée d’un processus, vous devez d’abord comprendre en quoi consiste ce processus. C’est là que la documentation des processus entre en jeu.
Qu’est-ce que la documentation des processus ?
La documentation des processus, ou documentation du flux de travail, consiste à examiner les processus de travail et à en documenter les étapes. Pour certains processus, il s’agit simplement de noter quelques étapes (trois ou quatre). Mais pour les processus qui exigent un engagement à plus long terme et un plus grand nombre de tâches, la documentation du processus devient une nécessité.
Un processus de flux de documents est également utile dans les cas où l’automatisation n’est pas l’étape suivante. C’est un bon moyen pour les chefs d’entreprise d’analyser leurs processus et de voir où des améliorations pourraient être apportées. Si un processus existe dans une entreprise qui n’a pas été cartographié, documenté ou examiné, il est probable que certaines étapes du processus puissent être révisées. De nombreux chefs d’entreprise constatent, lorsqu’ils documentent leurs processus, des façons plus efficaces de faire les choses.
Un bon exemple de documentation de workflow existe dans le processus d’accueil des employés. Les professionnels RH s’accordent à dire que l’intégration des employés doit durer entre trois et six mois. Certains RH vont même jusqu’à prolonger le processus d’accueil jusqu’à un an, en partant du principe qu’il renforce les nouvelles recrues dans l’exercice de leurs fonctions. Un processus de six mois à un an est coûteux pour les entreprises et implique un certain nombre d’étapes différentes.
Celles-ci comprennent :
- Pré-intégration : envoi des contrats, des informations sur la date d’entrée en fonction, des documents à examiner par la nouvelle recrue.
- Premier jour/semaine d’intégration : Installation informatique, présentations, déjeuner d’équipe, formation, programme d’orientation, fournitures de bureau.
- 3 à 6 mois d’intégration (jusqu’à un an) : formation continue, période d’évaluation, progression de carrière et planification.
L’intégration d’un employé est un bon exemple de documentation de flux de travail, car elle implique de multiples étapes qui doivent être exécutées par plusieurs personnes sur une longue période. Il doit également être répété pour d’autres nouveaux arrivants, ce qui peut être compliqué pour les équipes RH si chacune des étapes n’a pas été clairement identifiée et enregistrée. Documenter le processus d’onboarding crée de la visibilité pour les RH. Cela garantit que la meilleure structure est mise en place. Elle permet de réviser les tâches, de les déplacer plus loin dans le calendrier, d’ajouter des étapes supplémentaires et de s’assurer que la responsabilité existe tout au long du processus.
Le processus de flux de documents : quelles sont les étapes ?
Parlez à l’équipe
Lorsque nous réfléchissons à la manière de documenter les flux de travail, la première étape consiste à parler à toutes les personnes concernées. Organisez une réunion et demandez aux collaborateurs s’ils pensent que le processus fonctionne pour eux. La plupart des employés seront en mesure d’identifier les étapes d’un processus qui sont lentes ou les points où se produisent des goulots d’étranglement. C’est la première étape pour affiner le processus.
Visualisez
La cartographie des processus est un excellent moyen d’établir une visibilité totale sur l’ensemble du cycle d’un processus. C’est une façon de documenter visuellement le processus, en utilisant un modèle d’organigramme pour suivre chaque étape. Pour les processus qui impliquent des sous-processus se déroulant en tandem, il s’agit d’un meilleur moyen pour le suivre dans son ensemble, plutôt que d’énumérer les étapes individuelles (ce qui ne fonctionne vraiment que pour un processus linéaire).
Révisez
Une fois que vous avez cartographié le processus tel qu’il est, évaluez les changements qui pourraient être apportés. Si plusieurs employés ont attiré l’attention sur un goulot d’étranglement à mi-parcours, réfléchissez à la manière dont il pourrait être affiné. Si une tâche du processus prend plus de temps que toutes les autres, demandez-vous si elle ne pourrait pas être divisée en sous-tâches et mieux déléguée, ou si des outils automatisés pourraient constituer une solution rapide.
Testez
Une fois que vous avez documenté et revu un processus, testez-le pour évaluer s’il a été amélioré. Les entreprises qui se tournent vers des solutions automatisées pour leurs processus découvriront une méthode de travail plus efficace, une plus grande productivité et une réduction des erreurs. C’est l’étape suivante pour la plupart des organisations, mais même dans les cas où de petits changements ont été apportés (création de sous-tâches plus réalisables par exemple), les tests sont une partie essentielle du processus de flux de documents.
Répétez
Le processus de gestion des documents est une bête en constante évolution, et c’est en testant et en faisant de erreurs qu’un processus sera le mieux affiné. Les organisations qui revoient constamment leurs processus se retrouveront à fonctionner de manière plus efficace. Et les employés qui entreprennent le processus de documentation, et qui sont encouragés à faire des suggestions, seront plus enclins à s’engager dans ce processus par la suite, en veillant à ce qu’il soit efficace.
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