La gestion de projet est un rôle qui exige de la préparation, de l’organisation et une grande capacité à faire en sorte que tout se déroule aussi bien que possible. Mais la gestion de grands projets repose souvent sur des tâches à forte intensité de main-d’œuvre et des processus manuels fastidieux. L’automatisation de la gestion de projet vise à réduire le temps que les gestionnaires de projet consacrent aux tâches subalternes et leur permet de se concentrer sur des tâches de plus grande valeur.
Comment l’automatisation de la gestion de projet change la donne
Le rôle du gestionnaire de projet est axé sur une série de processus. Certains d’entre eux nécessitent une connaissance approfondie de la tâche à accomplir, ou de solides compétences en gestion de personnel pour que les projets puissent être menés à bien. Mais de nombreuses tâches ne le sont pas.
Vous ne voulez pas faire perdre du temps à votre chef de projet pour des tâches qui pourraient être automatisées. Vous voulez qu’il utilise les compétences en gestion de projet pour lesquelles vous l’avez engagé, et il en va de même pour lui. En améliorant leur rôle grâce à l’automatisation, vous pouvez rendre les processus de gestion de projet plus efficaces et créer un rôle plus gratifiant pour vos gestionnaires de projet dans le processus.
Alors, comment l’automatisation de la gestion de projet profite-t-elle aux gestionnaires de projet ? Nous allons le décomposer en trois domaines :
Ressources
L’attribution des tâches et la détermination du temps disponible pour chacune d’entre elles sont les clés d’une gestion de projet réussie. Le calcul manuel des ressources, l’attribution des tâches aux membres de l’équipe, puis la notification de ces nouvelles tâches aux membres de l’équipe peuvent prendre beaucoup de temps.
En exploitant l’automatisation dans la gestion de projet, vous pouvez mettre en place des processus pour faciliter l’enregistrement des heures. Calculez automatiquement le temps passé, recevez des alertes lorsque les projets dépassent le temps estimé et envoyez des messages automatiques aux membres de l’équipe s’ils ont oublié de remplir leurs heures pour une tâche. Cela permet de rationaliser davantage le processus et d’éviter les approximations dans l’affectation des ressources.
Les chefs de projet peuvent également configurer des notifications automatiques pour les informer si un projet a pris plus de temps que le nombre d’heures prévu. De même, ils peuvent configurer des notifications pour rappeler aux membres de l’équipe de soumettre leurs heures de ressourcement. Ces automatismes permettent de s’attaquer à certaines des tâches les plus frustrantes et les plus chronophages pour les chefs de projet.
Communications
La communication est l’une des compétences les plus importantes pour tout gestionnaire de projet. Les chefs de projet doivent être capables de transmettre de nombreuses informations de manière logique et exploitable. Mais il peut être facile d’oublier d’envoyer un message au cours d’une journée chargée ou d’omettre un contact dans un courriel important.
L’automatisation de la gestion de projet permet d’envoyer automatiquement les mises à jour et les informations importantes du projet à tous ceux qui en ont besoin. Cela peut se faire par le biais de Teams, de Slack, d’un courriel ou d’un SMS, selon la façon dont l’équipe travaille. Cela permet de tenir tout le monde au courant de chaque étape du projet sans que les chefs de projet aient à taper de multiples messages sur différentes plateformes.
L’automatisation peut également être utilisée pour alerter tous les membres de l’équipe, ainsi que le chef de projet, du passage d’un projet à une nouvelle étape, des personnes impliquées dans cette étape et de ce que le travail impliquera. Ce système peut être mis en place par le chef de projet au départ, mais il fonctionnera ensuite comme des projets automatisés, les membres de l’équipe étant alertés à chaque étape du projet.
Configuration de la campagne
Dans le cadre de la configuration d’une campagne, vous pouvez configurer automatiquement les documents du client, tels que les mémoires, les documents financiers et juridiques et tout autre document important, pour qu’ils soient sauvegardés dans des dossiers sur le Cloud de votre entreprise. Ces documents sont alors plus faciles à trouver, à modifier et à partager avec les membres de l’équipe.
Les chefs de projet peuvent également mettre en place des flux de travail qui organisent des réunions pour les réunions initiales du projet et plus encore. Vous pouvez utiliser le logiciel pour extraire les dates et heures des réunions des courriels et des calendriers afin de les aligner sur les horaires des autres membres de l’équipe et de créer des horaires de réunion qui conviennent à tous.
Et lorsqu’il s’agit de rendre compte des succès et des défis, vous pouvez également utiliser des solutions d’automatisation pour compiler des rapports de projets automatisés. Ainsi, une fois le projet terminé, vous disposez d’un dossier complet sur le déroulement de chaque étape du processus, sur l’affectation du budget, sur l’utilisation des ressources et sur la réussite globale du projet en général.
Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont l’automatisation peut soulager votre équipe de gestion de projet et créer des processus plus rationnels. Si vous avez d’autres idées sur la façon d’aider la gestion de projet à fonctionner plus harmonieusement dans votre organisation, il y a de bonnes chances que vous puissiez construire et tester une solution pour le découvrir.
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