N’avez-vous pas tous déjà vécu eu l’impression de vivre une première journée de travail avec cette sensation d’être un extraterrestre qui débarque dans un monde inconnu et hostile ? Ces moments gênants où finalement on ne sait plus ni où se mettre, ni à qui parler…
C’est exactement en pensant à ces moments de nos anciennes vies professionnelles que nous avons créé un Onboarding inclusif et jovial chez Hub Collab.
L’objectif d’un Onboarding est d’encadrer l’ensemble du processus d’intégration afin que le nouveau collaborateur démarre dans les meilleures conditions possibles. Ce sujet est d’autant plus important aujourd’hui que nous travaillons majoritairement à distance. Nous devons repenser notre manière d’intégrer les nouveaux collaborateurs afin qu’ils puissent trouver le soutien humain nécessaire au-delà de leur écran.
Chez Hub Collab, nous avons donc repensé l’ensemble du processus d’intégration dans cette optique.
Découvrez les grandes étapes de l’Onboarding chez Hub Collab !
Prendre des nouvelles et gérer le dossier administratif avant son arrivée
Le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur commence bien avant son arrivée effective dans l’entreprise. Il est extrêmement agréable d’arriver dans une société en sachant que tous les détails administratifs sont déjà gérés et qu’il n’y aura plus qu’à se consacrer sur nos nouvelles missions professionnelles.
Par exemple, il s’agit de :
- Sécuriser le contrat de travail en s’assurant qu’il est bien signé par les deux parties
- Vérifier que le rattachement à la Mutuelle et Prévoyance est effectif,
- S’assurer que les avantages de type carte Ticket Restaurant sont précommandés, etc.
Ces éléments sont les bases d’une relation de confiance entre le nouveau collaborateur et la société. Ainsi, le nouvel embauché démarre avec une image positive de l’entreprise. Il comprend qu’il peut compter sur des interlocuteurs fiables en cas de problèmes sur des sujets RH.
Soyez attentif aux détails : il nous est déjà arrivé d’envoyer un petit message d’anniversaire à un nouveau collaborateur avant même qu’il ne débute sa mission chez nous ! Quoi de plus agréable en termes d’intégration ?
Préparer les outils de travail et les accès au SI
Combien de temps avons-nous tous déjà perdu pour des problèmes d’accès au système informatique (SI) ou du matériel manquant à notre arrivée ? Rien de pire qu’un salarié qui arrive et dont personne n’a anticipé la mise à disposition des ressources internes !
Les accès au système informatique se gèrent également en amont de l’arrivée du collaborateur. Cette anticipation permet de rassurer le salarié, et (pour les plus curieux) de commencer à se faire une idée des dossiers sur lesquels ils vont travailler tout en se familiarisant avec les outils internes. Que du bonus !
Lorsqu’on parle d’intégration humaine en période de télétravail, il faut évidemment veiller à ce que le salarié soit ajouté dès son arrivée à l’ensemble des groupes de discussions. Des canaux Teams liés aux projets clients en passant par son canal RH privé ou encore par le groupe de discussion fun et déjanté, le nouveau membre de notre famille des Hubbies doit avoir toute la place de s’exprimer !
Ce nouveau mode de travail distanciel nous demande également de prêter une attention toute particulière à la disponibilité du matériel informatique. Cela demande une logistique minutieuse afin de gérer la livraison du matériel à domicile ou bien l’achat d’un ordinateur neuf.
Sur ce sujet, prenez garde aux délais en cette période de crise Covid ! En effet, la disponibilité des ordinateurs neufs est rallongée avec la crise des composants informatiques et électroniques. L’anticipation est donc plus que primordiale.
Organiser la réunion de présentation avec l’ensemble de l’équipe
La première rencontre entre collègues est un moment privilégié dans l’Onboarding. Lorsque les équipes sont à distance, on peut se poser des questions sur la manière de nouer ces premières relations humaines…
Chez Hub Collab, notre allié relationnel incontournable est Microsoft Teams. Il nous permet de réaliser nos réunions hebdomadaires du lundi matin comme si nous étions tous dans la même pièce : ainsi, chacun évoque à tour de rôle ses projets de la semaine et ses disponibilités. C’est lors de cette « Weekly meeting » que se fait la présentation des nouveaux collaborateurs. Un excellent moyen pour que la famille des Hubbies lui souhaite la bienvenue et se présente !
Un conseil tout de même : afin de détendre le nouveau salarié, rien de tel que de l’avertir en amont qu’il devra se présenter à toute l’équipe à ce moment-là. Cela permet au nouveau collaborateur de ne pas être pris de court et pourquoi pas, de préparer un petit quelque chose.
Chez Hub Collab, on laisse carte blanche sur le format de cette présentation : si les plus introvertis se présentent en quelques phrases, pour d’autres, la présentation a été l’opportunité de nous faire découvrir leurs talents sur PowerPoint, Paint ou encore à travers une vidéo totalement décalée !
Rien de mieux pour briser la glace et augmenter la cohésion d’équipe !
Présenter le fichier Onboarding et l’outil RH interne
C’est LE fameux fichier d’accueil qui demande de trouver l’équilibre entre « vouloir tout raconter et noyer le nouveau salarié sous la masse d’info » et « donner à lire un document informatif rapide et généraliste ».
Chez Hub Collab, nous avons opté pour un Onboarding sous forme d’une présentation d’une quarantaine de pages, soit 1H30 d’échange, ni plus, ni moins. Un échange jovial et dynamique à l’image de notre société et de nos équipes.
L’important dans cet exercice est de répondre aux questions de bases du nouveau collaborateur, de lui donner un référentiel et une vision globale de la société. Nous sommes partis de l’idée que, grâce à ce document, le nouveau collaborateur doit être capable de pouvoir présenter facilement Hub Collab à son tour.
Le Directeur Général Adjoint s’occupe par exemple de répondre aux questions suivantes :
- Qui sommes-nous, notre histoire ?
- Quelle est notre philosophie de travail ?
- Qui sont ces Hubbies qui constituent les équipes ?
- Qui sont mes interlocuteurs et responsables ?
- Qui sont nos clients et que proposent-on comme solutions ?
L’Office & Ressource Manager traite ensuite ces questions :
- Quels sont nos outils de communications en interne ?
- Quelles sont nos couvertures sociales ?
- Quel est notre outil de gestion RH interne ?
- Quels sont les avantages salariaux ? qui est mon CSE ?
- Quelle est la « to do list » d’un nouvel embauché ?
Le document Onboarding est l’assurance de donner toutes les clés à la nouvelle recrue pour se familiariser et s’intégrer rapidement dans son nouvel environnement de travail. Cette présentation doit être faite impérativement le premier jour, car c’est à ce moment-là que le besoin d’intégration est le plus important. Il faut onc bien penser à booker les agendas en amont de l’arrivée du nouvel embauché pour ne pas se laisser emporter par la folie des plannings chargés !
C’est également le premier jour qu’il est intéressant de faire une formation à l’outil RH interne. Le nouvel embauché doit être capable de poser facilement un congé, réaliser une note de frais (NDF) ou encore remplir son Compte Rendu d’Activité journalier (CRA).
Ces étapes sont encore plus importantes quand on sait qu’1 personne sur 5 quitte son poste car elle ne s’est pas sentie bien intégrée.
C’est pourquoi le document Onboarding est devenu notre rite de bienvenue ! Pensez d’ailleurs à le mettre à jour et à y inclure en amont le nouveau salarié dans la présentation des équipes. Encore un détail qui fait plaisir ! Veillez ensuite à fournir le lien du docuement au nouveau salarié afin qu’il puisse le consulter à volonté.
Faire un bilan de sa première semaine
Que ce soit avec le Manager ou avec la RH, nous prenons toujours le temps de faire un point avec le nouvel embauché à la fin de sa première semaine afin de savoir s’il y a besoin d’éclaircir certains sujets, s’il se sent à l’aise et ne manque de rien, etc. Il s’agit d’un moment de pure bienveillance.
Toutefois, ce moment d’échange, qu’il soit par écrit ou par visio, n’est pas à négliger car il permet parfois de désamorcer une incompréhension naissante et il aide surtout à bâtir des bases solides quant à la communication d’entreprise.
En conclusion, même si cet article détaille l’importance des éléments intégrateurs lors des premiers pas d’un collaborateur en entreprise, il ne faut pas perdre de vue que l’expérience salarié se construit sur toute la durée de sa présence en entreprise et au-delà.
En effet, cette relation de confiance se cultive au quotidien, même dans nos échanges virtuels les plus simples, c’est là où se cache une opportunité de créer du lien.
C’est également valable lors du départ d’un salarié. Il s’agit alors de prêter attention à réaliser un bon Offboarding. Prendre le temps de remercier ce salarié, lui demander un retour sur son expérience et lui souhaiter une belle continuation professionnelle contribue à maintenir une bonne relation.
Outre l’aspect humain évident, un bon Offboarding permet d’étendre son réseau et son image d’entreprise via ses anciens salariés devenus des ambassadeurs extérieurs.
Et vous, comment se passe l’intégration à distance dans votre entreprise ? Faites-vous partie de la catégorie des extraterrestres hostiles ou bien des confrères accueillants ?