Même les organisations les plus dynamiques demandent à leurs collaborateurs d’effectuer un certain nombre de tâches quotidiennes. Prenez, par exemple, le transfert manuel de données d’une application à une autre : c’est non seulement fastidieux et le risque de faire des erreurs est très élevé.
La RPA (Robotic Process Automation) est un robot qui exécute les tâches répétitives et libère les employés pour qu’ils se concentrent sur les aspects plus gratifiants et plus importants de leur travail. La RPA permet de résoudre des tâches individuelles avec rapidité, souplesse et efficacité. Il peut également, lorsqu’il est utilisé avec d’autres technologies d’automatisation, automatiser des processus dans l’ensemble d’une organisation afin d’obtenir des résultats à l’échelle de l’entreprise et avoir un retour sur investissement significatif.
Voici sept questions à se poser sur la RPA avant sa mise en place :
1. Le processus a-t-il vraiment besoin d’être automatisé ?
Ce n’est pas parce que vous pouvez automatiser un processus que vous devez le faire. Avant d’investir dans la RPA, vous devez examiner comment le processus, dans son état actuel, répond aux attentes, aux budgets et aux autres objectifs. L’automatisation ne réparera pas un processus défaillant. Nous nous plongeons toujours dans la documentation et l’analyse des processus avant d’aller de l’avant.
2. Comment choisir les processus à automatiser ?
Il peut sembler difficile de déterminer la meilleure façon de rentabiliser vos efforts et votre optimisation. Idéalement, vous voulez automatiser les processus qui réduiront les tâches chronophages et augmenteront votre productivité. Le Machine Learning et l’Automation Intelligence, tels que la découverte des processus et l’exploration des tâches, peuvent vous aider à identifier facilement et à structurer automatiquement vos automatisations avec le ROI le plus élevé.
3. Utilisez-vous les bons outils pour automatiser ?
La RPA n’est pas la réponse à tous les défis. Les processus plus complexes ou centrés sur l’humain nécessiteront des technologies complémentaires telles que l’automatisation des workflows, la création automatisée de documents et les signatures électroniques. Vous devez collaborer avec un fournisseur de solutions qui fait bien plus que de la RPA. Vous avez besoin d’un partenaire capable d’analyser votre organisation dans son ensemble et de vous recommander la meilleure façon d’utiliser la RPA.
4. Quelles sont les compétences requises pour mettre en œuvre la RPA ?
N’ayez crainte : vous pouvez très bien ne pas avoir de développeurs sur place pour vous aider à mettre en place votre transformation RPA. De nombreux produits RPA ne nécessitent pas de codage. Les Business Analysts et les Citizen Developers, comme les experts en processus, peuvent vous aider à l’aide d’outils de type « drag-and-drop« .
5. Quelles tâches peuvent être entièrement automatisées, et quelles tâches nécessitent une assistance humaine ?
De nombreuses automatisations RPA sont de nature non assistée, ce qui signifie qu’elles sont mises en œuvre par une équipe informatique et s’exécutent en coulisse, déplaçant les données entre les systèmes back-end. Les robots RPA sont maintenant de plus en plus assistés, ce qui nécessite une certaine forme d’interaction humaine, où les robots travaillent côte à côte avec les humains pour les aider à effectuer des tâches plus efficacement. Par exemple, lors d’un appel téléphonique en temps réel avec un client, les robots peuvent aider l’agent du centre d’appels en lançant des requêtes et en fournissant des historiques d’achat pour faciliter les ventes.
6. Avez-vous des besoins de formation auxquels la RPA peut répondre ?
Certains processus centrés sur l’homme qui ne peuvent pas être automatisés peuvent encore être optimisés par un apprentissage guidé et exécutés par des robots RPA, qui montrent aux utilisateurs ce qu’ils doivent faire et où ils doivent cliquer. Si un nouveau collaborateur doit effectuer un achat d’un montant élevé, il peut être guidé pas à pas par des robots. Ces robots « guidés » sont utiles dans de nombreux scénarios de formation et pour analyser le travail déjà effectué par rapport à des règles commerciales bien précises.
7. Quels résultats commerciaux attendez-vous ?
La dernière question sur la RPA implique de réfléchir aux objectifs généraux de l’entreprise. Visez-vous la réduction de vos coûts ? Accélérer les délais d’exécution ? Gagner du temps pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ? Réfléchissez à la place de la RPA dans votre stratégie globale de transformation numérique. Avez-vous seulement besoin de la RPA ? Ou la RPA n’est-il qu’un élément d’une stratégie plus large visant à atteindre un objectif d’automatisation plus important, qui comprend la découverte des processus, leur documentation et leur gestion, le workflow et l’analyse ? Une fois en mouvement, il est difficile de changer de plateforme et de fournisseur, et de les connecter entre eux.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la RPA, n’hésitez pas à contacter nos experts !