L’intranet est devenu un outil essentiel pour les entreprises modernes, offrant une plateforme centralisée pour la communication, la collaboration et le partage de connaissances. Il permet de connecter les collaborateurs, de faciliter la gestion de projets et de renforcer la culture d’entreprise. Microsoft SharePoint est l’une des solutions logicielles les plus populaires pour la création d’un intranet efficace.
Dans cet article, nous allons vous guider étape par étape sur la façon de créer un intranet SharePoint pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un intranet ?
Un intranet est un réseau informatique privé destiné à l’usage exclusif d’une entreprise ou d’une organisation. Il s’agit d’un site web interne qui permet aux collaborateurs d’accéder à des informations et des ressources spécifiques à l’entreprise. L’intranet peut être utilisé pour publier des nouvelles et des mises à jour de l’entreprise, partager des documents et des formulaires, faciliter la communication et la collaboration entre les équipes, et offrir un accès facile aux politiques et procédures de l’entreprise. L’intranet est un outil puissant pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.
Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?
Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. Elle permet aux entreprises de créer des sites web collaboratifs, de gérer des documents et des données, et de faciliter la communication et la collaboration entre les collaborateurs. SharePoint est largement utilisé pour créer des intranets, des extranets et des sites web publics.
Quels sont les avantages de l’utilisation de SharePoint pour votre intranet ?
SharePoint offre de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à créer un intranet efficace.
Voici quelques-uns de ces avantages :
- Facilité d’utilisation : SharePoint est facile à utiliser et ne nécessite pas de compétences techniques avancées. Les employés peuvent facilement créer et gérer du contenu, collaborer sur des projets et accéder aux informations dont ils ont besoin.
- Personnalisation : SharePoint est hautement personnalisable, ce qui signifie que vous pouvez créer un intranet qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez personnaliser la conception, la mise en page, les fonctionnalités et les applications pour créer un intranet sur mesure.
- Intégration avec d’autres outils Microsoft : SharePoint s’intègre parfaitement avec d’autres outils Microsoft, tels que tels que Outlook, tous les composants de la suite Office, mais aussi des composants avancés tel que Power BI, Power Automate et Power Apps. Cela facilite la collaboration et la communication entre les employés et permet une intégration transparente des données et des informations.
- Sécurité : SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que la gestion des autorisations, l’authentification unique et le chiffrement des données. Cela garantit que les informations sensibles de votre entreprise sont protégées et que seuls les employés autorisés peuvent y accéder.
Comment créer un intranet SharePoint ?
Étape 1 : Planification
Avant de vous lancer dans la création de votre intranet SharePoint, il est crucial de planifier votre projet. Cette étape consiste à définir vos objectifs, à identifier vos utilisateurs et leurs besoins, et à déterminer les fonctionnalités que vous souhaitez inclure. Prenez le temps de réfléchir à la structure de votre intranet et aux différentes catégories d’informations que vous souhaitez y inclure.
Étape 2 : Configuration de SharePoint
Une fois votre plan en place, vous pouvez commencer à configurer SharePoint. Vous devrez choisir entre SharePoint Online (partie de Office 365) ou SharePoint Server (sur site), cela dépendra notamment de l’environnement technique disponible dans votre structure et la confidentialité des données que vous allez héberger sur votre intranet.
SharePoint Online est une solution basée sur le cloud, idéale pour les entreprises qui souhaitent une solution facile à gérer et permet de profiter pleinement des briques collaboratives. Cet outil ne nécessite aucune action de maintenance et de mise à jour par les équipes techniques. D’un autre côté, SharePoint Server est installé sur vos propres serveurs, ce qui vous donne un contrôle total sur l’environnement et la sécurité, mais nécessite également plus de ressources (techniques et humaines) pour la gestion et la maintenance.
Étape 3 : Création de votre site
La création de votre site est l’étape où vous allez structurer votre intranet. Vous pouvez créer des sous-sites pour chaque département ou projet, et configurer les autorisations pour contrôler qui peut accéder à quoi.
N’oubliez pas de penser à l’expérience utilisateur lors de la création de votre site. Une navigation intuitive et une structure claire sont essentielles pour garantir que vos employés puissent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.
Étape 4 : Personnalisation
SharePoint offre de nombreuses options de personnalisation. Vous pouvez ajouter votre logo, changer les couleurs et les polices, et choisir parmi une variété de modèles de site.
La personnalisation de votre intranet ne se limite pas à l’esthétique. Vous pouvez également personnaliser les différentes pages et ajouter des applications internes ou externes (via un large catalogue applicatif) afin d’élargir les possibilités pour les utilisateurs.
Étape 5 : Ajout de contenu
Une fois votre site créé et personnalisé, il est temps d’ajouter du contenu. Vous pouvez créer des pages, ajouter des documents, et même intégrer des applications tierces.
Assurez-vous de mettre à jour régulièrement le contenu de votre intranet pour qu’il reste pertinent et utile pour vos employés. Un contenu à jour encouragera également vos employés à utiliser régulièrement l’intranet et à en tirer le meilleur parti.
Étape 6 : Formation des utilisateurs
Enfin, assurez-vous que vos utilisateurs savent comment utiliser l’intranet. Offrez une formation et créez des guides d’utilisation pour aider vos employés à tirer le meilleur parti de votre nouvel intranet SharePoint.
La formation des utilisateurs est une étape cruciale qui est souvent négligée. Un intranet, aussi bien conçu soit-il, ne servira à rien s’il n’est pas utilisé et alimenté correctement. Prenez le temps de former vos employés et de répondre à leurs questions pour garantir une adoption réussie de l’intranet.
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Créer un intranet SharePoint peut sembler une tâche ardue, mais avec une bonne planification et une compréhension claire de vos objectifs, vous pouvez créer un intranet qui répond aux besoins de votre organisation.
N’oubliez pas que la création d’un intranet n’est qu’un début. Pour tirer le meilleur parti de votre intranet, vous devez le maintenir à jour, l’améliorer (en fonction des commentaires des utilisateurs) et continuer à former vos collaborateurs à son utilisation car c’est finalement eux qui deviendront les principaux contributeurs de vos espaces
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