Nintex Process Manager, anciennement Nintex Promapp, permet aux utilisateurs de la plateforme de définir et construire leurs processus internes visuellement et facilement.
Ainsi, pour chaque entité (ou service) de votre structure, les utilisateurs pourront créer et verbaliser leurs chaînes de traitement, identifier des personas (Collaborateurs, Manager, Service RH, Comptabilité, …) et pour chaque profil, les actions à effectuer, le temps de traitement et le coût financier de chaque étape.
Cela permet tout d’abord de « mettre au propre » ses processus, les faire relire par un tiers, valider par les différents intervenants et entamer une première phase d’optimisation.
Exemple : « L’arrivée d’un nouvel arrivant dans la société »
Etape 1 : Gestion du contrat
Etape 2 : Validation du contrat
Etape 3 : Signature du contrat
Etape 4 : Formation aux outils internes
Etape 5 : Mettre à jour son CV dans l’outil interne
Pour chaque étape nous allons définir le détail et les personas impliqués :
Concrétement, qu’est-ce que cela apporte ?
Cela permet tout d’abord de connaître en détail le processus et ainsi estimer le temps de traitement nécessaire à son exécution, et finalement le coût financier de chaque étape du processus.
Connaître le temps de traitement/attente de chaque étape : pour chaque étape, nous pourrons définir deux valeurs :
- Temps de travail pour effectuer l’étape (active time)
- Temps de « d’attente » (wait time)
Cela permet par exemple de se rendre compte qu’une étape qui nécessite une heure de travail peut mettre un à deux jours à être exécutée car le temps « d’attente » est important (une approbation qui prend du temps à être validée).
Connaître le coût des étapes et optimisations possibles : Ajoutée à cela une pondération financière sur chaque étape, permet de connaître le coût financier total pour compléter le processus. Ainsi, une optimisation de ses processus peut entraîner des répercussions financières importantes (court et long terme). L’outil permet notamment de faire des projections par instance et sur toute l’année des gains potentiels sur chacun de vos ajustements.
Suggestions d’optimisation : Nintex Process Manager met en place une fonctionnalité d’identification des étapes « optimisables », les étapes les plus chronophages, les plus « chères », etc… Donc en quelques clics, il vous sera très facile d’identifier et adapter les étapes qui consomment le plus de temps et de ressources. Facilitant ainsi votre chemin vers l’optimisation de vos processus.
Booster vos processus métier avec Nintex Automation Cloud
Reprenons notre exemple précédent, et notamment les étapes relatives à la création, l’approbation et la signature d’un contrat. Nintex Process Manager permet en quelques clics de créer et mettre en place des flux automatisés pour chaque action au sein même des étapes. Vous permettant ainsi de retirer toutes les étapes manuelles et chronophages.
Ainsi certaines de nos actions deviendront des flux automatisés :
A/ Génération du contrat : automatisation de la création d’un contrat avec Nintex DocGen
B/ Approbation du contrat : flux de travail d’approbation (assignation d’une tâche, mail automatisé, relances, escalades, réaffectation, …)
C/ Signature du contrat : automatisation et signature électronique via Adobe Sign
Améliorer en continu ses processus grâce à Nintex Process Manager
Ainsi, après avoir généré et déclenché les premières versions de vos processus, vous allez pouvoir collecter des données sur le temps passé, le coût et les points d’amélioration potentiels. Les concepteurs autant que les utilisateurs du processus eux-mêmes pourront proposer des améliorations (ou adaptation) et ainsi toutes les parties prenantes pourront agir en collaboration pour faire évoluer le système.
Sur le long terme, il est ainsi très facile de constater que le temps passé à définir et concevoir ses processus dans Nintex Process Manager peut entraîner des répercussions financières importantes au sein de vos services et de fait constater un retour sur investissement rapide.
Vous souhaitez cartographier et optimiser vos processus internes ? Contactez nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur Nintex Process Manager.