Lorsque vous mettez en place Teams au sein de votre structure, il est important de mettre en place un plan de gouvernance pour vos collaborateurs.
La gouvernance est nécessaire afin de contrôler et suivre la manière dont votre écosystème Teams va s’étendre afin de mettre à disposition aux utilisateurs des données toujours à jour et faciles d’accès.
Un plan de gouvernance passe dans un premier temps par le choix des administrateurs et utilisateurs clés de la plateforme. Ceux-ci devront constamment être faciles à identifier pour les collaborateurs afin qu’ils puissent être consultés et questionnés dans l’apprentissage de Teams.
Cela peut par exemple passer par la mise en place d’une équipe « Support », ouverte à tous et dans laquelle les utilisateurs pourront échanger (entre eux ou avec les administrateurs et utilisateurs clé de l’équipe de Support) autour des sujets liés à ce nouvel outil et dans laquelle ils pourront également créer, consulter et partager de la documentation visant à faciliter l’adoption. Cela peut permettre, à long terme, de constituer une véritable communauté d’entre-aide au sein de laquelle les collaborateurs pourront s’aider mutuellement dans l’utilisation de l’outil. Les administrateurs joueront donc simplement un rôle d’arbitrage (modération des contenus) et de rappel des bonnes pratiques d’utilisation de l’outil.
Hub Collab, expert dans les outils collaboratifs Microsoft 365 depuis de nombreuses années, peut vous permettre de mettre en place différentes bonnes pratiques (ou d’en créer de nouvelles pour s’adapter à votre secteur d’activité), de les automatiser ou encore de vous aider à les mettre en place au sein d’une plateforme déjà existante. Ces pratiques peuvent devenir un véritable atout dans la gestion et le contrôle de vos données.
Les bonnes pratiques à mettre en place peuvent être diverses et variées, voici une liste des plus communes et importantes :
Mettez en place un processus d’approbation pour la création d’une nouvelle équipe Teams
Si vous décider de permettre à tous les collaborateurs de créer une équipe Teams, il est possible de mettre en place un processus d’approbation afin de contrôler chaque création, de veiller au respect des bonnes pratiques et de s’assurer que l’équipe demandée n’est pas redondante avec une équipe déjà existante. Certains autres critères peuvent aussi être soumis à un processus d’approbation comme :
- Nom et respect des règles de nommage de l’équipe
- Nombre d’administrateurs (maximum et minimum)
- Nombre d’utilisateurs (maximum et minimum)
- Forcer une description
- Date d’archivage / suppression de l’équipe
- Stipuler s’il y aura des accès externes ou non
- Etc…
Définissez un nombre un minimum d’administrateurs pour une équipe Teams
Mettre en place un nombre minimum d’administrateurs (3 à minima) pour une équipe est un point crucial dans votre stratégie de gouvernance. Dans le cas où un seul collaborateur est positionné en tant qu’administrateur et que celui-ci part en congés ou encore quitte la structure, l’équipe deviendra alors « orpheline ». Elle sera toujours accessible par les collaborateurs mais elle ne sera plus administrée et suivie. Sur le long terme, il y aura ainsi de fortes chances que cette dernière devienne inactive et potentiellement vectrice de fuite de données (par exemple car il n’y aura plus de contrôle sur les partages externes).
Une équipe inactive peut également induire la mise à disposition (dans la recherche par exemple) de données obsolètes qui seront potentiellement utilisées et partagées par les collaborateurs.
Mettez en place des conventions de nommage lors de la création d’une nouvelle équipe Teams
Mettre en place une convention de nommage permet tout d’abord aux collaborateurs de retrouver facilement les équipes mais aussi de mieux orienter le classement des fichiers et des discussions qui seront créées.
Une convention de nommage homogène permet aussi d’identifier plus facilement si une équipe est redondante (ou déjà existante) et ainsi, si tel est le cas, d’orienter la personne souhaitant créer l’équipe vers les administrateurs de celle déjà existante sur le même sujet.
Les règles de nommage sont propres à chaque structure, mais certains formats peuvent être mis en place :
- Par exemple : {Pays ou ville} – {Service concerné}.
Limitez la création d’une nouvelle équipe Teams à un panel restreint de personnes (mais pas trop)
Dans le cas où l’on ne souhaite pas mettre en place un processus d’approbation des demandes de création d’une nouvelle équipe Teams, il est possible de restreindre la création d’une équipe Teams à une population donnée de personnes. Cela permettra d’éviter la prolifération d’équipes inutiles, en doublon ou temporaires (ex : anniversaire ou pot de départ).
Cependant, il faut tout de même éviter de positionner ces droits sur un nombre trop restreint de personnes, car cela peut engendrer sur le long terme un effet « entonnoir » dans les demandes et générer du temps d’attente (et de la frustration) chez les collaborateurs.
Contrôlez et suivez (régulièrement) les partages et utilisateurs externes au sein des équipes
Le partage à l’externe peut être nécessaire pour certaines structures, mais cela peut entraîner des fuites de données. Il est donc important de suivre et contrôler en continue tous les utilisateurs externes référencés dans les équipes.
Un contrôle continu permettra ainsi d’identifier les équipes comportant un nombre d’utilisateurs externes important et de contrôler si des documents internes (ou confidentiels) y sont stockés.
Dans la même dynamique que les bonnes pratiques mentionnées précédemment, il est d’autant plus important que les équipes ayant des utilisateurs externes ne deviennent jamais orphelines car plus aucun contrôle n’y sera appliqué.
Créez des règles d’archivage ou de suppression de vos équipes
Mettre en place des règles d’archivage (ou de suppression) peut être une des bonnes pratiques intéressantes à utiliser. Faire concorder une date d’archivage avec une date de fin de projet ou encore archiver lorsque l’équipe n’a aucune activité pendant un certain laps de temps peut être un des logiques faciles à implémenter.
Cela permettra d’éviter de mettre à disposition des données obsolètes aux utilisateurs (via la recherche). A long terme, cela peut permettre aussi de constituer une véritable base de données d’archives, facilement quantifiable, et permettant une meilleure gestion des données dans le cadre d’une stratégie d’optimisation du stockage.
Mettez en place un système de Tags pour votre Gouvernance Teams
Enfin, forcer un système de Tags sur les Teams (et documents) peut être une pratique de gouvernance très intéressante dans la gestion de vos données.
Voici quelques exemples de tags qui peuvent être positionnés :
- Par Pays : France, Allemagne, Espagne, …
- Département : RH, Comptabilité, Marketing, …
- Politique de confidentialité / partage : confidentiel, interne, externe, public, …
- Groupe / tâche : par exemple un tag « nouvel arrivant » pour mettre en avant tous les documents intéressants lorsque l’on intègre l’entreprise.
Un système de Tags bien organisé et suivi peut devenir un vrai atout dans la gestion et le suivi de vos données. Il sera par exemple très simple pour les administrateurs d’identifier si un document « interne » est partagé au sein d’une équipe contenant des utilisateurs externes.
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