On a souvent l’impression que les services informatiques doivent choisir entre donner aux utilisateurs finaux la liberté de travailler comme ils le souhaitent et garantir la sécurité des données de l’entreprise. Mais ce n’est pas forcément un choix entre l’un ou l’autre. Lisez la suite pour découvrir comment vous pouvez faciliter la productivité et la sécurité de vos utilisateurs finaux sur le cloud.
De plus en plus d’entreprises adoptent un environnement de travail à distance et l’informatique joue un rôle plus important dans la façon dont les utilisateurs finaux collaborent et travaillent.
Certains responsables informatiques choisissent de verrouiller les utilisateurs finaux, dans l’espoir d’éviter les fuites de données. Souvent, cela conduit leur équipe informatique à crouler sous une montagne de tickets. Et si les utilisateurs ont l’impression de ne pas pouvoir faire leur travail, ils commencent la plupart du temps à utiliser le shadow IT, ce qui crée des risques de sécurité plus importants.
D’autres équipes informatiques activent le self-service et laissent les utilisateurs finaux travailler comme ils l’entendent. Ils finissent généralement par passer un nombre incalculable d’heures à écrire manuellement des politiques, à les appliquer et à surveiller leur environnement.
Aucune de ces situations n’est idéale. Néanmoins, Il est possible d’obtenir le meilleur des deux mondes : des utilisateurs finaux qui peuvent être productifs et conformes, sans que votre équipe informatique ne s’embarrasse de tickets ou de tâches manuelles fastidieuses.
Comment optimiser la productivité de l’utilisateur final dans Microsoft 365 ?
Ces dernières années, Microsoft a mis en avant le self-service, pour de bonnes raisons. En permettant à vos utilisateurs finaux d’avoir un certain contrôle dans Microsoft 365, ils pourront travailler comme ils le souhaitent, quand ils en ont besoin.
Plutôt que de créer un ticket demandant au service informatique de créer une nouvelle équipe pour eux, le self-service permet aux utilisateurs finaux de créer simplement des équipes.
Cela permet aux services informatiques de gagner du temps car ils n’ont pas à passer leur journée à répondre à des tickets pour des tâches que les utilisateurs finaux pourraient effectuer eux-mêmes.
Bien sûr, si vous activez le self-service et que les utilisateurs finaux ne savent pas comment créer, utiliser et gérer leurs ressources dans Microsoft 365, cela peut conduire à des risques de sécurité. Ainsi, si nous vous encourageons à activer le self-service, nous pensons également que vous devez préparer le terrain avant de franchir le pas.
La communication et l’éducation sont essentielles. Assurez-vous que vos utilisateurs finaux comprennent comment travailler efficacement dans Microsoft 365. Aidez-les à tirer le meilleur parti des outils mis à leur disposition. Sinon, ils risquent de semer la pagaille ou de commencer à utiliser des moyens de substitution qu’ils connaissent mieux.
Mais la communication est une voie à double sens. Les utilisateurs finaux doivent écouter ce que vous avez à dire sur Microsoft 365 et le service informatique doit écouter les utilisateurs finaux pour savoir s’il existe des moyens de les aider à faire leur travail.
Qu’il s’agisse d’un comité chargé de communiquer les nouvelles directives, fonctionnalités et mises à jour informatiques sur l’utilisation des outils, il existe de nombreux moyens d’établir cette communication entre le service informatique et les utilisateurs finaux. Et c’est essentiel pour accroître leur productivité.
Comment assurer la sécurité de votre environnement Microsoft 365 tout en activant le self-service ?
L’une des principales raisons pour lesquelles les organisations évitent le self-service est qu’elles s’inquiètent des risques de sécurité potentiels. La crainte est que, si le service informatique ouvre son environnement pour que les utilisateurs finaux puissent travailler plus librement, ces derniers risquent de divulguer des données de l’entreprise.
Elles craignent également que l’activation du self-service ne complique le suivi par le service informatique de l’ensemble du contenu sur le cloud. Ces inquiétudes sont justifiées, mais elles ne sont pas aussi tranchées qu’il n’y paraît.
En réalité, les fuites de données sont plausibles lorsque le self-service est activé ou désactivé. Les utilisateurs finaux se tournent souvent vers le shadow IT lorsqu’ils ne peuvent pas travailler comme ils le souhaitent, et le contenu sécurisé de votre organisation peut tout aussi bien être exposé à l’extérieur à cause de ces mauvaises pratiques.
Et s’il peut être plus difficile de surveiller manuellement votre environnement en self-service, il existe des solutions, comme ShareGate, qui peuvent vous aider à obtenir une visibilité sur votre tenant afin que vous puissiez en assurer le suivi.
Donc, si la sécurité est votre priorité et que l’activation ou la désactivation du self-service présentent des risques pour la sécurité, que faire ? Nous vous recommandons d’activer le self-service et de mettre en place des mesures de sécurité afin que vos utilisateurs finaux puissent travailler ouvertement dans les limites que vous avez fixées.
Une fois que vous avez mis en place des politiques pour garantir la sécurité des données de votre organisation, vous devez former vos utilisateurs finaux. Assurez-vous qu’ils maîtrisent les outils que vous proposez et leur fonctionnement.
5 outils Microsoft pour sécuriser votre tenant
Vous recherchez des politiques spécifiques qui peuvent vous aider à sécuriser les données de votre organisation ?
Voici nos 5 mesures de sécurité proposées par Microsoft :
- Activez l’authentification multifactorielle (MFA) pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à votre environnement.
- Configurez Azure Active Directory (AD) Identity Protection pour surveiller et détecter les menaces de sécurité potentielles telles que les tentatives de connexion suspectes.
- Utiliser Azure Information Protection pour classer, étiqueter et protéger les données sensibles.
- Maintenez vos logiciels et appareils à jour avec les derniers correctifs et mises à jour de sécurité.
- Utilisez Microsoft Cloud App Security pour surveiller et contrôler l’accès aux applications et services cloud.
Tout le monde sait que la sécurité est un processus continu qui doit être revu et mis à jour régulièrement. Heureusement, ShareGate, la solution de gestion prête à l’emploi pour Microsoft 365, peut y contribuer.
Comment ShareGate automatise pour vous la collaboration et la conformité des utilisateurs finaux ?
Jusqu’à présent, nous avons discuté des avantages de l’activation du libre-service pour la productivité des utilisateurs finaux, ainsi que de certains moyens de gérer et de sécuriser votre environnement en self-service. Mais rester à la tête de votre tenant Microsoft 365 manuellement représente beaucoup de travail.
Lorsque les équipes informatiques essaient de tout faire par elles-mêmes, elles se retrouvent souvent en mode réactif plutôt qu’en mode proactif, à éteindre les incendies au fur et à mesure qu’ils se présentent au lieu de travailler sur des projets à valeur ajoutée.
Avec ShareGate, vous pouvez obtenir une visibilité sur votre environnement, le surveiller à partir de l’interface utilisateur et obtenir des rapports personnalisés pour suivre ce qui se passe. Vous pouvez également configurer des automatismes pour vous aider à garder votre environnement Microsoft 365 organisé et sécurisé.
Vous pouvez même partager certaines de ces responsabilités avec vos utilisateurs finaux. Par exemple, ShareGate détectera automatiquement les équipes inactives dans votre environnement et demandera ensuite aux propriétaires de ces équipes si elles doivent être conservées, archivées ou supprimées. ShareGate fait de même pour les équipes orphelines, les liens partagés en externe et les accès invités.
Cela fait gagner du temps à votre équipe informatique. Ils n’ont pas à essayer de trouver ce contenu ancien ou potentiellement risqué, et les propriétaires sont ceux qui agissent en conséquence, ce qui allège encore plus la charge de travail.
Selon les données utilisateur de ShareGate, dans tous les cas où des équipes inactives ont été conservées, archivées ou supprimées, les propriétaires d’équipe ont effectué 70 % de ces tâches, et non le service informatique.
Dans beaucoup d’organisations, ce pourcentage est encore plus élevé.
Pour découvrir comment ShareGate peut vous aider à maintenir votre environnement organisé et sécurisé tout en stimulant votre productivité, contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !
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