Au-delà du stockage en Cloud, la « version entreprise » de OneDrive est un outil puissant et sécurisé de collaboration en ligne. Ici, nous nous plongeons plus profondément dans ses caractéristiques et capacités clés, en expliquant pourquoi les administrateurs informatiques devraient l’adopter.
Pour la plupart d’entre nous, notre interaction avec OneDrive se limite aux 5 Go de stockage gratuit dans le cloud personnel que nous obtenons après avoir créé un nouveau compte. C’est probablement la raison pour laquelle on l’utilise principalement pour stocker des données sur le Cloud et on ne pense pas forcément à collaborer sur OneDrive for Business.
OneDrive for Business est un outil puissant de collaboration à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation. Il offre de nombreux avantages supplémentaires, tels que la co-création de fichiers et un contrôle avancé du partage interne et externe, connu sous le nom de Folder Moves.
En bref : Microsoft vise à augmenter la collaboration avec OneDrive for Business. Examinons de plus près ce que fait la « version entreprise » de OneDrive. Nous couvrirons également les avantages qui font de OneDrive for Business un produit unique pour les entreprises qui cherchent à collaborer en ligne.
Stockage en Cloud et serveurs de fichiers
OneDrive for Business et le stockage Cloud
OneDrive for Business permet à tous les membres de l’équipe d’accéder aux données sur le cloud, de les partager, de les co-créer et de faire bien plus encore.
OneDrive for Business et les serveurs de fichiers
Avec les serveurs de fichiers comme OneDrive et Microsoft 365, deux scénarios se présentent à nous :
Scénario 1 : les serveurs de fichiers sont généralement un phénomène sur site. Si vos données sont stockées sur un serveur de fichiers, vous pourrez collaborer au sein d’un réseau privé sur site, mais vos données ne seront pas sur le cloud. Vous pouvez donc choisir de faire migrer les données de votre serveur de fichiers vers OneDrive, en passant de l’environnement sur site à l’environnement en Cloud.
Scénario 2 : un autre scénario est celui des données stockées sur SharePoint, où elles sont techniquement considérées comme un fichier serveur. L’avantage des fichiers serveur sur un site SharePoint est que les données ne sont pas liées à un utilisateur. C’est l’entreprise qui en est propriétaire.
Voici un exemple pour mieux comprendre les serveurs de fichiers et SharePoint. Supposons que Jim télécharge des données importantes sur OneDrive. Tout fonctionne bien, car Jim a fourni un accès aux autres membres de l’équipe. La collaboration se fait au sein de l’équipe. Cependant, Jim décide de quitter l’entreprise.
Dans ce cas, l’entreprise doit réfléchir à deux fois avant de supprimer le compte de Jim. Si elle le fait, toutes les données que Jim a téléchargées s’en iront avec lui. Mais si les données téléchargées par Jim étaient sur SharePoint, cela n’aurait aucune importance. Le fichier serveur resterait intact et ne serait pas affecté par la suppression du compte d’un utilisateur.
Partage de documents internes et externes
Au-delà du stockage de données, un aspect crucial de OneDrive for Business est la collaboration, notamment lors du partage de données à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation.
Il ne peut y avoir de collaboration sans comprendre les règles du partage interne et externe. Examinons tous les aspects cruciaux à garder à l’esprit en matière de partage dans OneDrive for Business :
Liens partageables : Par défaut, les fichiers sont privés dans OneDrive, mais vous pouvez créer un lien partageable pour ce fichier. Et si nécessaire, OneDrive vous permet de définir des autorisations et de limiter les personnes qui peuvent ouvrir ce lien. Ceci est particulièrement pratique dans le cas où quelqu’un transmet le lien à quelqu’un d’autre qui ne devrait pas y avoir accès.
Bibliothèques partagées : Les bibliothèques partagées servent de base à la collaboration au sein de OneDrive. Vous pouvez placer des fichiers qui sont destinés à être partagés avec d’autres membres de l’équipe dans une bibliothèque partagée. Les fichiers seront alors accessibles dans Microsoft Teams, SharePoint et Outlook.
Définissez des dates d’expiration pour les fichiers : Oui, il existe des dates d’expiration dans OneDrive for Business. Cela peut être particulièrement utile avec les collaborateurs externes pour s’assurer que les données de votre entreprise soient disponibles que pour une période limitée.
Restreindre l’accès de certains utilisateurs : Microsoft vous permet de limiter l’accès de certaines personnes aux données. Cela se fait en modifiant les paramètres de partage externe, où vous bloquez l’accès aux données à des utilisateurs OneDrive spécifiques.
Diviser l’accès aux fichiers par groupes de sécurité : La création de différents groupes de sécurité dans OneDrive vous permet de créer une méthode standardisée pour étiqueter le contenu sensible du contenu non sensible. Vous pouvez limiter la consultation des données au personnel concerné plutôt que de les rendre accessibles à tous les membres de l’entreprise.
Barrières informationnelles : Les barrières informationnelles dans OneDrive for Business sont des politiques que les administrateurs peuvent mettre en place pour restreindre l’accès aux données. Les barrières informationnelles sont importantes dans les entreprises hautement réglementées, où des informations sensibles sont impliquées.
Accès conditionnel : Avec OneDrive for Business, les administrateurs peuvent limiter l’accès aux données aux appareils qui sont conformes aux politiques de l’entreprise. La fonction d’accès conditionnel permet de s’assurer que les données ne sont pas partagées sur des appareils compromis ou piratés.
Principales fonctionnalités de OneDrive for Business
Rapports et analyses
L’analyse de l’utilisation de Microsoft 365 fournit des rapports et des audits sur toutes les données stockées sur OneDrive. Il comprend des informations telles que le nombre de fichiers actifs, les vues de fichiers, l’activité du compte, les renommages, etc.
Cryptage des données
Microsoft offre un niveau de sécurité extraordinaire avec OneDrive for Business. Que les données soient en transit ou au repos, Microsoft a spécialement développé des méthodes de cryptage pour protéger les données d’entreprise.
Connexion à l’explorateur de fichiers
Vous pouvez intégrer de manière transparente OneDrive à votre appareil. Grâce à l’Explorateur de fichiers de votre appareil, vous pouvez consulter les données stockées sur votre OneDrive.
Synchronisation de dossiers connus avec OneDrive
Les dossiers connus (tels que les dossiers Documents et Images) peuvent être synchronisés avec OneDrive pour éviter la perte de données.
Versionnage de fichiers
En général, le suivi de la version actuelle d’un fichier particulier (ou des versions précédentes) peut être assez déroutant lorsqu’il est envoyé dans les deux sens entre collaborateurs. Le contrôle des versions vous permet d’accéder aux versions précédentes du fichier.
Co-rédaction de fichiers
Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même fichier, suivre les modifications et interagir en direct pendant qu’ils travaillent ensemble sur le fichier.
Multi-Geo
Les entreprises multinationales peuvent répartir le stockage entre différentes régions grâce à Multi-Geo. La fonction Multi-Geo permet de tout organiser et de distribuer en toute sécurité en fonction des politiques de conformité internes.
Restauration de fichiers
La restauration de fichiers permet de conserver les données stockées sur le cloud jusqu’à 30 jours après leur suppression. Vous pouvez restaurer tous les fichiers supprimés après une date spécifique et afficher l’historique des modifications même si un fichier a été supprimé.
Un emplacement central qui stocke tous vos fichiers
Oui, vous avez bien lu. OneDrive for Business est un emplacement central où vous pouvez stocker toutes les données de votre organisation, ce qui facilite la collaboration. Les employés peuvent accéder aux fichiers plus rapidement et plus facilement car ils savent où ils sont placés.
Les fichiers peuvent être stockés en fonction de leur catégorie, tandis que les sous-dossiers peuvent aider à créer des hiérarchies pour organiser les données. Par exemple, une entreprise peut stocker tous ses fichiers sur OneDrive. Chaque dossier représentant un service différent. Les dossiers peuvent être classés en tant que « département RH », « département comptabilité », « département informatique », etc. Si vous recherchez le fichier « Feb 2022 Payroll », vous devinerez qu’il se trouve dans le sous-dossier « Payroll » du dossier parent « Accounts Department ».
Où OneDrive for Business stocke-t-il les fichiers ?
Sur le Cloud, bien sûr. Lorsque vous accédez à OneDrive, vous pouvez voir tous les fichiers qui s’y trouvent.
Remarque : les fichiers partagés sur le chat Microsoft Teams sont automatiquement stockés dans le dossier « Microsoft Teams Chat Files » dans OneDrive.
Plus de contrôle et de sécurité dans OneDrive for Business
En tant qu’administrateur informatique, vous savez que les mesures de sécurité par défaut ne suffisent pas. Pour protéger les données sensibles de l’entreprise, il faut combler toutes les failles de sécurité. Vous ne pouvez tout simplement pas prendre ce risque.
La meilleure solution consiste donc à associer les pratiques, les fonctionnalités et les avantages mentionnés précédemment – réalisation fréquente d’audits et de rapports, utilisation du cryptage des données prêt à l’emploi de OneDrive for Business, gestion de l’accès des utilisateurs, etc. – avec d’autres produits qui rendent votre environnement Microsoft 365 aussi sûr que possible.
Par exemple, la gestion des autorisations de ShareGate permet un contrôle avancé et une visibilité rapide de vos environnements SharePoint et Teams. Grâce à elle, vous pouvez :
- Copier les autorisations d’un utilisateur à l’autre pour l’embarquement, le débarquement et les mouvements d’employés.
- Rationaliser les audits périodiques des autorisations SharePoint.
- Automatiser l’accès des invités et les révisions de partage externe avec les propriétaires.
OneDrive for Business en vaut-il la peine ?
Supposons que vous êtes une entreprise dont plusieurs employés travaillent sur les mêmes fichiers sur différents appareils. Vous voulez être en mesure de partager les progrès, d’interagir et de fournir des commentaires aux membres de votre équipe. Vous voulez que tous les fichiers et toutes les données se trouvent au même endroit, afin que chacun sache où les chercher. Vous voulez avoir le contrôle sur les personnes qui peuvent accéder à certains types de données.
Souhaitez-vous simplement un conteneur pour les fichiers ou une plateforme pour rendre ce niveau de collaboration possible ? La réponse semble assez évidente.
OneDrive for Business est robuste et conçu spécifiquement pour les cas d’utilisation en entreprise. Il s’intègre de manière transparente aux autres produits Microsoft 365, tels que Microsoft Teams et SharePoint.
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