Les rapports SharePoint sont essentiels pour maintenir un environnement sécurisé et organisé. Nous abordons 4 questions que vous devez vous poser lors du choix d’un outil de reporting SharePoint, afin que vous puissiez faire le bon choix pour votre organisation.
Les options de reporting de Microsoft 365 ont beaucoup évolué depuis les anciennes plateformes de productivité Microsoft. Dans le passé, il n’y avait guère plus que PowerShell pour la création de rapports. Depuis, Microsoft a rendu les rapports beaucoup plus lisibles. Avec Microsoft 365, vous pouvez désormais accéder à un large éventail de rapports disponibles instantanément à partir du centre d’administration Microsoft 365.
Mais, bien que les fonctionnalités de reporting soient bonnes, elles ne fournissent encore qu’un aperçu de haut niveau. Heureusement, Microsoft a ouvert une API qui permet aux développeurs tiers de créer des outils de surveillance offrant aux utilisateurs une granularité encore plus grande sur la façon dont Microsoft 365 est utilisé.
Si vous souhaitez disposer d’options de reporting plus approfondies, voici quelques questions que vous devez vous poser lors du choix de votre prochain outil de reporting SharePoint :
- Quels types de rapports SharePoint sont disponibles ?
- Puis-je automatiser un rapport SharePoint ?
- Puis-je suivre l’utilisation de SharePoint ?
- Puis-je suivre l’activité dans SharePoint ?
- Quels types de rapports SharePoint sont disponibles ?
Vous voulez savoir combien d’utilisateurs visitent vos sites SharePoint et ce qu’ils consultent ou modifient exactement.
Lorsque vous recherchez un outil de création de rapports SharePoint, essayez de trouver un logiciel qui vous permettra de personnaliser des rapports préétablis ou d’en créer de nouveaux si vous avez besoin d’obtenir des informations plus spécifiques sur votre environnement.
Un outil tiers comme ShareGate offre un certain nombre de rapports intégrés pour vous fournir les informations dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre SharePoint. La plupart de ces rapports sont également personnalisables et peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez également créer un rapport à partir de zéro pour obtenir uniquement les informations qui vous intéressent.
Vous pouvez modifier les rapports selon vos besoins :
- Ciblez uniquement vos sites SharePoint existants
- Localisez des documents volumineux dans vos environnements Microsoft 365 et SharePoint
- Trouvez des listes et des documents dans vos environnements qui n’ont pas été modifiés au cours des six derniers mois ou plus
- Localisez et agissez sur les documents avec des liens invités anonymes
- Localiser des sites, des listes, des éléments de liste et des documents avec des autorisations explicites accordées aux utilisateurs dans l’ensemble de votre environnement.
Aucune organisation n’est identique à une autre, c’est pourquoi la création de rapports personnalisés est indispensable lorsque vous recherchez un outil de création de rapports pour SharePoint.
Assurez-vous de savoir quels champs et filtres sont à votre disposition lors de la création de rapports, et comment ces rapports seront livrés.
- Puis-je automatiser un rapport SharePoint ?
Les rapports intégrés de SharePoint ne permettent pas d’automatiser les rapports. Vous devrez accéder au centre d’administration de chaque site individuellement pour obtenir des données, ce qui peut rendre la création de rapports laborieuse et augmenter le risque que quelqu’un oublie d’exporter les rapports, ce qui entraîne des rapports moins cohérents.
Bien sûr, vous pouvez utiliser Power BI pour mettre en place une automatisation « maison » qui fournit des rapports de manière plus cohérente et opportune, mais cela nécessite des connaissances sur Power BI et un certain degré de codage.
Si vous êtes déjà à la recherche d’un outil de reporting SharePoint, il est logique d’en trouver un qui puisse automatiser les rapports.
Les rapports SharePoint planifiés vous permettent de configurer vos rapports pour qu’ils s’exécutent automatiquement à des moments que vous avez vous-même définis, afin que vous puissiez accéder à l’ensemble de vos résultats lorsqu’ils sont nécessaires. Cela permet de gérer SharePoint sans les tracas liés à l’élaboration de rapports et aux envois incessants d’e-mails.
Avant de prendre votre décision, assurez-vous que l’outil de création de rapports SharePoint que vous envisagez permet l’envoi automatique de rapports. Vous économiserez ainsi du temps et de l’énergie.
- Puis-je suivre l’utilisation de SharePoint ?
Les rapports d’utilisation de SharePoint prêts à l’emploi offrent des informations qui vous aideront à améliorer l’adoption et l’impact commercial de votre SharePoint.
Pour ceux qui recherchent des informations supplémentaires et des options de rapport plus approfondies, recherchez un outil de rapport qui répond aux questions sur la façon dont les utilisateurs accèdent à un site, qui a accès à quoi, ce qui a été partagé avec qui, ce qui se passe avec les documents dans votre environnement, etc.
L’objectif est d’obtenir des informations précieuses sur la manière dont vos utilisateurs finaux interagissent avec votre environnement SharePoint, sur les points que vous pouvez rationaliser et sur les problèmes potentiels de conformité ou de sécurité.
Par exemple, ShareGate peut parcourir votre cible sélectionnée pour dresser la liste de tous vos utilisateurs externes, ce qui vous donne le pouvoir de décider ce à quoi ils doivent (ou ne doivent pas) avoir accès.
Bien qu’il puisse exister un certain nombre de solutions de contournement, il s’agit là d’options de reporting que vous devriez chercher à inclure dans votre liste d’exigences pour un nouveau logiciel de gestion SharePoint.
- Puis-je suivre l’activité dans SharePoint ?
L’adoption réussie de SharePoint signifie que les utilisateurs créent et utilisent des sites et des pages, trouvent des informations et partagent des documents – en interne et en externe.
La plupart des organisations voudront encourager cela autant que possible. C’est ce qui permet à la collaboration de prospérer et d’augmenter la productivité. Mais une activité accrue dans SharePoint signifie également des risques plus importants en termes de gouvernance, de conformité et de sécurité.
Ces feuilles de calcul budgétaires doivent-elles encore être partagées avec l’ancien cabinet comptable de votre organisation ? Qui a encore accès aux rapports de recherche sur les utilisateurs du trimestre précédent ?
Il est crucial de permettre à votre organisation de travailler avec des utilisateurs externes tout en gardant le contrôle de votre environnement. Recherchez un outil qui vous permettra d’obtenir facilement une visibilité sur les pratiques d’accès externe de vos équipes et de gérer les autorisations SharePoint pour les utilisateurs internes et externes afin de pouvoir pivoter en fonction des changements organisationnels.
ShareGate vous permet d’exécuter et d’automatiser des rapports personnalisés et préétablis pour surveiller, organiser et sécuriser vos environnements SharePoint et Teams. Vous obtenez des informations qui vont bien au-delà de ce que vous pouvez obtenir avec les rapports Microsoft prêts à l’emploi. Par exemple, vous pouvez garder un œil sur le partage et l’utilisation externes, de sorte que vous pouvez toujours garder le contrôle de votre environnement.
Vous voulez encore plus de contrôle sur votre environnement, en un seul endroit pratique ? Contactez nos équipe dès aujourd’hui pour avoir plus d’information sur les rapports pour SharePoint et Teams gratuitement !