Elsa Gleizes, Office Manager chez Hub Collab, nous explique dans cet interview comment la solution Nintex Promapp a simplifié son quotidien en automatisant ces processus RH, administratifs, comptables.
Quelle était ta problématique au démarrage du projet ?
Je souhaitais que tous les processus RH, comptables, administratifs et légaux soient accessibles facilement pour les collaborateurs.
Avant l’installation de Nintex Promapp, j’étais la seule personne à détenir les informations pour exécuter telle ou telle action. Si j’étais en arrêt maladie ou si j’étais absente, il était difficile pour une autre personne de savoir comment appliquer les étapes.
L’idée était donc d’avoir une cartographie complète qui permettrait à n’importe qui de savoir comment gérer ces processus en autonomie. Par exemple, savoir où chercher un document sans perdre de temps ou savoir comment gérer une embauche.
En bref, il nous fallait un processus clair pour savoir comment s’organiser.
Nintex Promapp, qu’est-ce que c’est ?
Nintex Promapp est un outil de mapping des processus. Pour vulgariser pour quelqu’un qui n’est pas technique, c’est un outil qui permet de cartographier. On met en place une arborescence d’actions qui permet d’arriver à un objectif final.
Exemple : Dans le cadre du processus d’une embauche, il faut prévoir d’envoyer le contrat au futur candidat. Cette action sera automatiquement déclenchée et va appeler la personne en charge d’exécuter cette tâche. Tout est automatisé.
Pourquoi as-tu choisi d’utiliser la solution Nintex Promapp ?
C’est pour moi l’outil le plus simple en termes d’utilisation et de compréhension.
On créé des modules, que l’on peut ensuite déplacer puis qu’on affecte à des personnes.
C’est un outil très collaboratif. On reçoit automatiquement des alertes par mail, on s’attribue des rôles en fonction de nos tâches.
L’affichage est très clair. En une seule vue, on voit directement comment se déroule le projet.
Quels étaient tes objectifs au démarrage du projet ?
Mes objectifs étaient de :
- Rédiger les processus de mes actions quotidiennes.
- Avoir un support sur lequel je peux m’appuyer.
- Avoir un endroit où je suis sûre que l’on peut retrouver ce qu’il faut faire, même en cas d’absence.
Comment s’est déroulé le projet ?
Le projet s’est fait en deux étapes :
- Des rendez-vous techniques avec un expert Nintex qui a assuré plusieurs matinées de formation en anglais. Il nous a montré comment nous servir de l’outil en vulgarisant ses termes car je ne suis pas technique. Il nous a expliqué comment l’outil fonctionnait et nous a ainsi permis de comprendre la logique de l’outil. Même si ce n’était pas moi qui faisais les manipulations techniques, c’était hyper intéressant pour comprendre vraiment comment l’outil fonctionnait.
- 3 rendez-vous opérationnels , en interne, avec une collègue de chez Hub Collab qui montait en compétences sur Nintex Promapp. On a cartographié ensemble les différents éléments.
On a également fait une matinée sur tous les processus administratifs, une matinée sur tous les processus RH et une matinée sur tous les processus de comptabilité.
Par ailleurs, avant d’assister aux ateliers, il fallait aussi que je dédie du temps pour les préparer.
Il m’a fallut réfléchir en amont à tous les processus que je stockais dans un fichier Excel. Il fallait donc que je me pose pour revoir toutes mes notes afin de les retranscrire correctement à Céline lors des ateliers.
Au final, raconter à quelqu’un comment j’arrive à exécuter mon processus pour qu’elle puisse ensuite le traduire dans Promapp a été un exercice très constructif pour moi.
Ça m’a permis de voir comment je travaillais et les améliorations que je pouvais effectuer. Par exemple, certains processus pouvaient être simplifiés ou mis à jour.
Au-delà de pouvoir retranscrire ces processus, il faut réfléchir à la manière dont on travaille. Par exemple, mes étapes sont-elles pertinentes ? Y a-t-il des améliorations à apporter ?
L’idée était de les ajouter à l’outil Nintex Promapp et de les optimiser le plus possible.
Qules sont tes usages de Nintex Promapp au quotidien ?
Aujourd’hui, Nintex Promapp est devenu notre référentiel. Lorsque je dois revenir à une action que je ne fais pas quotidiennement, je vais sur Promapp et j’accède à toutes mes étapes. Au moins, je suis sûre de ne rien oublier !
Pour la petite histoire, une semaine après l’implantation de Nintex Promapp et de tous les processus, Maÿliss, mon alternante, a démarré son alternance chez Hub Collab. Grâce au travail effectué, elle a pu s’y retrouver beaucoup plus facilement que si nous avions continué à utiliser un fichier Excel.
Elle a donc une base sur laquelle s’appuyer à chaque fois qu’elle démarre une action.
L’outil est tellement simple qu’en un clin d’œil Maÿliss a compris comment s’en servir.
As-tu réussi à atteindre tes objectifs ?
On a réussi à tout cartographier. On n’a rencontré aucun problème sur la transcription des actions vers l’outil.
La mise en place des processus est vraiment faite sur mesure : c’est un très bon point, surtout pour des processus RH ou administratifs que l’on traite au cas par cas.
Pourquoi recommandes-tu la solution Nintex Promapp ?
- La solution est facile d’accès pour quelqu’un qui n’est pas technique pur.
- L’interface est simple d’utilisation.
- La création de processus se fait sur mesure (exceptions, interactions avec plusieurs interlocuteurs, etc.).
- Il est possible d’attribuer des rôles en fonction des missions de chacun.
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