Chaque entreprise a des processus qui pourraient être rendus plus efficaces par l’automatisation des processus. S’il n’existe pas de modèle unique (chaque entreprise utilise des processus différents), l’intégration de l’automatisation au sein de l’entreprise permet d’obtenir un retour sur investissement de 40 à 75 %.
Comment cela se fait-il ? L’automatisation des processus digitaux réduit l’intervention manuelle, ce qui accélère les processus et minimise les erreurs humaines.
Dans toutes les opérations commerciales, telles que l’accueil des employés, le service clientèle et les demandes de facturation, l’automatisation des processus augmente la capacité d’une entreprise à s’adapter sans avoir à recruter des employés supplémentaires. La technologie est là pour rationaliser les opérations, réduire l’intervention humaine et libérer un temps précieux pour les employés.
Dans cet article nous allons découvrir comment atteindre vos objectifs commerciaux grâce à une stratégie d’automatisation en amont.
Quels sont les types d’automatisation des processus numériques ?
Le potentiel de l’automatisation s’étend aux industries, aux départements et même à plusieurs processus au sein d’un même département. Voici quelques exemples d’utilisation :
Automatisation des processus pour les RH :
- On Boarding des employés
- Automatisation de la paie
- Demandes de congés
Automatisation du service client :
- Centre d’appels et ticketing
- Chatbots
- Enquêtes clients
Automatisation des processus dans le marketing :
- Gestion des actifs de la marque
- Lancement de produits
- Génération d’études de cas
Automatisation des processus dans la finance :
- Flux de travail de la paie
- Comptes clients
- Traitement des factures
L’automatisation concerne également les processus de vente, d’approvisionnement et d’exploitation, ainsi que les secteurs tels que l’hôtellerie, l’éducation… Les possibilités d’automatisation sont considérables, ce qui amène les chefs d’entreprise à se demander : quel type d’automatisation de processus dois-je utiliser ?
Quel type d’automatisation de processus dois-je utiliser ?
L’automatisation des processus permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Elle produira donc un retour sur investissement plus important si elle est utilisée à grande échelle dans une organisation. Ce qui est clair, et que nous avons constaté dans tous les secteurs, c’est que les organisations qui adoptent l’automatisation plus tôt auront un avantage concurrentiel sur celles qui ne le font pas.
Il est donc important pour les entreprises de commencer à élaborer une stratégie d’automatisation, même si cela signifie commencer petit.
Nous recommandons de créer une liste de processus qui pourront être automatisés dans votre entreprise. Nos experts chez Hub Collab pourront vous aider à les définir.
Construire une stratégie d’automatisation
Une fois que vous avez identifié les processus susceptibles d’être automatisés, réfléchissez à ceux qui doivent être adaptés en priorité.
Vous pouvez commencer par :
Numériser les processus papier
Si votre entreprise utilise encore des processus papier, envisagez d’abord de les numériser. Les processus papier sont lents à exécuter, coûteux pour une entreprise, prennent de l’espace de stockage et sont devenus redondants dans un contexte de travail à distance.
Un exemple courant de processus impliquant beaucoup de paperasse est l’accueil des employés, avec de multiples contrats et formulaires à signer. La mise en ligne de ce type de processus accélère le passage des nouvelles recrues à travers les différentes étapes et permet de signer et de stocker les documents de manière transparente.
Mettre en œuvre des modèles de flux de travail
Tout processus qui peut être simplifié à l’aide d’un modèle de workflows est également un bon point de départ. Les modèles de workflows décomposent les processus complexes en étapes réalisables. Les flux de travail dans lesquels il y a des contributions de parties prenantes ou de plusieurs départements, ou un grand nombre d’étapes peuvent être rationalisés.
L’accueil des fournisseurs en est un bon exemple, avec un grand nombre d’étapes d’approbation et de documents transmis entre des services comme les finances, le service juridique et la direction. Avec un modèle de flux de travail, les étapes peuvent être facilement gérées et les risques d’erreur, de retard ou de négligence minimisés.
Utiliser des cartes de processus
Les cartes de processus améliorent la visibilité d’un processus. Ils utilisent une forme schématique (une carte) pour capturer les étapes et les décisions de tout flux de travail. Les cartes de processus sont idéales pour les processus qui exigent un haut niveau de transparence et de responsabilité sur les tâches.
Les demandes d’achat, par exemple, peuvent être améliorées et rationalisées grâce à un diagramme de processus. Les demandes d’achat sont généralement victimes de problèmes tels que des commandes excessives, des fournisseurs trop chers et des étapes d’approbation retardées. Avec un modèle de cartographie, les demandes sont acheminées vers le bon évaluateur, ce qui minimise les retards dans le processus. La cartographie offre également une visibilité sur toutes les demandes de commande, en signalant les dépenses excessives sur les articles et les fournisseurs trop chers.
La première étape consiste à élaborer une stratégie d’automatisation
Les organisations doivent affiner leurs processus grâce à l’automatisation des processus numériques pour rester compétitives. L’élaboration d’une stratégie d’automatisation réussie peut être simple si vous savez par où commencer. L’automatisation peut commencer par l’élimination des processus papier, la mise en œuvre de modèles pour les flux de travail complexes et l’utilisation de cartes de processus pour améliorer la visibilité et la responsabilité des tâches. L’automatisation des processus permet aux équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes ; il s’agit de faire le premier pas.
Vous avez besoin d’aide pour élaborer une stratégie d’automatisation pour votre entreprise ? Vous voulez simplement discuter ?