Un rapport du Wall Street Journal s’ouvre sur l’affirmation suivante : « Les entreprises de premier plan partagent une caractéristique commune : elles trouvent continuellement des moyens astucieux d’améliorer le processus d’amélioration des processus ». L’article explique ensuite comment ces entreprises utilisent un « centre d’excellence des processus » pour gérer leurs processus internes. Mais qu’est-ce qu’un centre d’excellence des processus et pourquoi votre organisation devrait-elle en avoir un ?

 

Qu’est-ce qu’un centre d’excellence des processus ?

Pour atteindre l’objectif ultime en matière de gestion des processus, vous devez vous engager à améliorer en permanence les processus utilisés dans votre organisation. Pour opérer le changement de méthodologie nécessaire, vous aurez besoin d’une interface à partir de laquelle vous pourrez gérer votre approche. C’est ce que nous appelons le « centre d’excellence des processus ».

 

Ce point est d’autant plus important à l’ère du travail télétravail et du travail hybride. Avec vos équipes réparties entre présentiel et distanciel, vos processus sont sans aucun doute testés jusqu’à leurs limites. Dans le cadre de la transformation numérique qui vise à faciliter ces nouvelles méthodes de travail, la gestion et l’automatisation des processus jouent un rôle essentiel.

 

Un centre d’excellence des processus peut rassembler tout le monde et fournit le cadre et l’environnement nécessaires au changement de méthodologie pour faire avancer votre entreprise.

 

À quoi sert la cartographie des processus ?

La création d’un centre d’excellence des processus vous donne un fil d’Ariane pour l’amélioration continue des processus. L’un des premiers objectifs doit être d’introduire et d’établir l’art de la cartographie des processus. Ainsi, l’état actuel des processus de votre organisation est établi et la cartographie présente en toute transparence le fonctionnement de chaque équipe au sein de l’organisation à tous vos collaborateurs. Vos équipes pourront élaborer des stratégies, prendre des décisions et opérer les changements nécessaires pour améliorer ces processus.

 

La cartographie des processus fournit une visualisation complète de tous vos processus internes qui servira de base à la création d’une méthodologie d’amélioration continue de ces processus. Grâce à la cartographie, vous parviendrez à identifier ce qui fonctionne ou non dans les processus actuels de votre organisation et vous pourrez ainsi en déduire des axes d’amélioration pour rationaliser vos processus.

L’objectif du centre d’excellence est d’encourager tous les départements à s’impliquer dans l’amélioration des processus de l’organisation, et ne pourra être atteint qu’avec une cartographie complète des processus compréhensible et accessible par tous.

 

Comment créer un centre d’excellence des processus ?

Voici quelques étapes qui vous aideront à mettre en place votre centre d’excellence des processus et amorcer votre méthodologie d’amélioration des processus :

Trouvez un responsable

Désigner un « responsable de processus », une personne qui se plaira à gérer et booster l’amélioration des processus de votre organisation, vous permettra de faire vivre durablement ce projet. Cela fonctionne souvent mieux lorsque vous désignez quelqu’un qui a déjà une certaine ancienneté dans votre entreprise.

 Cartographiez les processus

La cartographie des processus ne vous donne pas seulement une meilleure idée de la façon dont les choses fonctionnent au sein de votre organisation, elle vous permet également d’identifier vos faiblesses. Ainsi, vous pourrez plus facilement améliorer vos processus et, le cas échéant, les automatiser.

Mettez en place un cadre de gestion des processus

Lorsque vous créez un centre d’excellence des processus, vous devez qui se chargera de la cartographie des processus : y aura-t-il un gestionnaire de processus central qui cartographiera les processus de chaque service ? Ou bien confierez-vous la cartographie des processus aux chefs d’équipe qui pourraient avoir une meilleure idée des approches de leur équipe ?

Communiquez les changements

Si vous créez un centre d’excellence des processus, c’est parce que votre organisation souhaite gérer le changement plus efficacement. L’objectif est d’aider l’organisation à s’adapter aux changements de processus, et ces changements doivent être communiqués de manière transparente au sein de votre organisation. Mettez en place des méthodes de communication sur les processus et les mises à jour de ces processus.

Concentrez-vous sur l’individu

Votre organisation est le résultat du travail de nombreuses personnes qui travaillent à l’unisson, vers un objectif commun. Les processus de travail de chacun de vos employés ont un impact sur le succès de votre entreprise, de sorte que la cartographie de leurs processus est extrêmement importante. Introduisez les pratiques de cartographie des processus aux nouveaux arrivants et encouragez la mise à jour de leurs processus en leur proposant de les réviser régulièrement.

 

Comment les technologies Nintex peuvent vous aider à créer un centre d’excellence des processus ?

Nintex est la plateforme d’automatisation de processus la plus complète du marché, fournissant les outils nécessaires pour mener à bien la gestion, l’automatisation et l’optimisation des processus avec Nintex Promapp, un logiciel de cartographie visuelle des processus facile à utiliser, qui encourage la collaboration et la responsabilisation à l’échelle de l’entreprise.

 

Pour découvrir comment Hub Collab peut aider votre organisation à créer un centre d’excellence des processus, contactez l’équipe Hub Collab dès aujourd’hui !