Cette semaine, Céline, notre experte Microsoft 365, nous donne 3 astuces sur la gouvernance de Microsoft Teams.
Découvrez dans cet article :
– Comment définir les droits d’administration dans le plan de gouvernance
– Comment créer une convention de nommage pour les équipes Teams et les canaux
– Comment décider qui peut accorder un accès externe.
Tips 1 : définir les droits d’administration dans le plan de gouvernance
Pour définir votre plan de gouvernance sur Microsoft Teams, il faut déterminer à qui seront accordés les différents droits et fonctionnalités.
Microsoft Teams comporte trois niveaux de droits d’administration sur Teams :
– Administrateur : droit de modifier les teams et définir les rôles des autres utilisateurs ;
– Propriétaire : droit de créer, modifier ou supprimer une team, ajouter des membres et modifier leurs autorisations ;
– Membre : possibilité de rejoindre des teams, créer des canaux et demander à ajouter d’autres membres.
Vous aurez également besoin de définir qui de vos utilisateurs seront autorisés à créer de nouvelles équipes.
Attention : pour éviter toutes difficultés dans la gestion des teams, évitez d’ouvrir ce droit à un trop grand nombre d’utilisateurs. Notez cependant que ne pas donner la possibilité de créer des teams à un nombre suffisant d’utilisateurs peut restreindre l’utilisation et nuire à l’aspect collaboratif de la plateforme.
Il est important également de définir l’objectif de création de votre Teams et la date à laquelle elle sera créée. Si vous créez trop de Teams l’information sera difficile à retrouver. C’est d’ailleurs pour cette raison que nous travaillons désormais en partenariat avec Hubi.ai, le métabot B2B basé sur M365 pour aider nos clients à retrouver l’information rapidement sur Microsoft Teams.
Tips 2 : créer une convention de nommage pour les équipes Teams et les canaux
Pour maintenir au mieux l’organisation de Microsoft Teams, nous vous recommandons de créer et de suivre une convention de nommage.
Les conventions de nommage consistent à définir la façon dont les teams sont nommées afin de les rendre plus faciles à trouver et à trier.
Nous vous conseillons de partager l’information au sein de votre entreprise afin que les utilisateurs puissent utiliser le bon format de nommage lors de la création d’une teams.
Tips 3 : décider qui peut accorder un accès externe
Il est désormais possible de convier des invités d’une entreprise externe à une réunion ou à accéder à vos canaux. Cette fonctionnalité est très utile mais peut représenter des risques pour la sécurité. Il se peut en effet que certaines informations sensibles ne doivent pas être communiquées et soient stockées dans les teams que vous souhaitez partager. Microsoft Teams a pensé à ce bémol et vous permet de spécifier le niveau d’autorisation donné à vos invités.